Ten wpis przeprowadzi Cię przez najważniejsze funkcje systemu, które warto poznać już na samym początku. Dzięki temu szybciej zrozumiesz, jak działa program i z czego składa się jego podstawowa struktura.
Ten przewodnik pomoże Ci krok po kroku przygotować system do pracy oraz odnaleźć się w jego kluczowych rejestrach i modułach.
1. Słowniki – podstawa działania systemu #
W SPEDTRANS wszystko zaczyna się od słowników. To tutaj definiujemy dane, które będą później wykorzystywane w zleceniach, fakturach czy raportach.
Zobacz, jak działają słowniki w SPEDTRANS
2. Kontrahenci, Pojazdy i Kierowcy #
Niektóre dane mają specjalne znaczenie i bez ich uzupełnienia nie rozpoczniesz pracy operacyjnej. Tytułowe kategorie znajdują się w rejestrach.
a) Kontrahenci #
To kluczowy rejestr, w którym zapisujesz dane firm i osób, z którymi współpracujesz: klientów, przewoźników, dostawców.
b) Pojazdy #
Tutaj wprowadzasz dane samochodów własnych i obcych. Możesz przypisać je do kierowców, analizować ich koszty czy planować zlecenia.
Zarządzanie pojazdami w SPEDTRANS
c) Kierowcy #
Ten rejestr służy do ewidencji kierowców oraz pracowników biurowych. Umożliwia m.in. planowanie zleceń wyjazdów oraz kontrolę uprawnień.
3. Rejestr Zleceń – serce programu #
To tu powstają i są obsługiwane wszystkie zlecenia transportowe i spedycyjne. W tym oknie planujesz, rejestrujesz i rozliczasz przewozy. W oparciu o dane z tego rejestru generowane są m.in. listy przewozowe, faktury i koszty.
4. Rejestr Sprzedaży – wystawianie faktur #
Moduł sprzedaży pozwala wystawiać faktury, kontrolować należności i przygotowywać zestawienia sprzedażowe.
5. Rejestr Kosztów #
W tym rejestrze zapisujesz faktury kosztowe, rozliczasz przewoźników, wprowadzasz opłaty drogowe i inne wydatki związane z działalnością firmy.
Jak stworzyć dokument kosztowy
6. Dodatkowe funkcje, które warto znać od początku #
a) Załączniki do dokumentów #
Do każdego dokumentu (zlecenie, faktura, koszt) możesz dołączyć pliki: skany, CMR, PDF-y. Pozwala to trzymać całą dokumentację w jednym miejscu.
Jak dodać załącznik do dokumentu
b) Wysyłka e-maili i konfiguracja poczty #
Możesz wysyłać dokumenty (faktury, zlecenia) bezpośrednio z systemu. Wystarczy poprawnie skonfigurować konto e-mail.
Co dalej? #
Po zapoznaniu się z tymi modułami możesz przejść do kolejnych wpisów onboardingowych, które szczegółowo opisują m.in.: