Wprowadzenie #

Moduł Email Serwer umożliwia automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail w odpowiedzi na określone zdarzenia występujące w systemie SPEDTRANS. Pozwala usprawnić komunikację z kontrahentami, przewoźnikami i pracownikami oraz ograniczyć liczbę wiadomości wysyłanych ręcznie.

Wiadomości mogą być wysyłane cyklicznie, na przykład codziennie o określonej godzinie, lub po wystąpieniu konkretnego zdarzenia, takiego jak zmiana statusu faktury albo realizacja zlecenia.

Moduł można wykorzystać między innymi do:

• przypominania kontrahentom o zbliżającym się lub przekroczonym terminie płatności,
• informowania o brakujących dokumentach transportowych, takich jak CMR, WZ lub protokoły,
• wysyłania okresowych podsumowań i raportów,
• przekazywania pracownikom informacji o realizacji zlecenia, opłaceniu faktury lub otrzymaniu dokumentów,
• automatycznego przesyłania dokumentów w załącznikach.

Cechy modułu Email Serwer:

• Automatyczne powiadomienia, które oszczędzają czas i optymalizują procesy firmy.
• Zautomatyzowana komunikacja z kontrahentami – kompletna, terminowa i bezobsługowa.
• Twoi klienci i przewoźnicy zawsze na bieżąco – bez telefonu i bez opóźnień.
• Zautomatyzuj powtarzalną komunikację i skup się na tym, co naprawdę ważne.
• Zawsze na czas – powiadomienia e-mail uruchamiane dokładnie wtedy, gdy potrzebuje tego
  Twoja firma
• Powiadomienia szyte na miarę – działają dokładnie tak, jak wymaga tego Twój proces.
• Pracownicy wiedzą pierwsi – automatyczne maile wewnętrzne przyspieszają reakcję.
• Mniej błędów, więcej czasu – zautomatyzuj rutynowe wysyłki e-mail.

Zawartość modułu #

Sposób działania Email Serwera jest dostosowywany do procesów obowiązujących w firmie. Konfiguracja określa:

• warunek wysyłki – zdarzenie lub termin uruchamiający wiadomość,
• harmonogram – częstotliwość oraz godzinę wysyłania wiadomości,
• odbiorców – kontrahentów, przewoźników, pracowników lub inne wskazane osoby,
• temat i treść wiadomości,
• dane dynamiczne – na przykład nazwę klienta, numer faktury, kwotę lub termin płatności,
• załączniki – na przykład fakturę w formacie PDF albo skan dokumentu CMR.

Powiadomienia windykacyjne oraz bardziej rozbudowane scenariusze wymagają przygotowania indywidualnych skryptów.

Automatyczne dołączanie dokumentów jest możliwe przy współpracy z modułem Import Plików. System sam wyszukuje właściwy plik, przypisuje go do wiadomości i wysyła bez udziału użytkownika.

Instrukcja – przygotowanie wymagań dla skryptu #

1. Przygotowanie powiadomienia #

1. Ustal jakiego zdarzenia ma dotyczyć wiadomość, na przykład przeterminowanej płatności, braku dokumentu albo realizacji zlecenia.
2. Kiedy wiadomość ma zostać wysłana – po wystąpieniu zdarzenia lub zgodnie z harmonogramem.
3. Kto ma otrzymać wiadomość.
4. Jakie informacje mają znaleźć się w jej treści.
5. Czy do wiadomości powinien zostać dodany załącznik.

2. Weryfikacja adresów e-mail odbiorców #

1. Otwórz kartotekę kontrahenta lub właściwej osoby kontaktowej.
2. Sprawdź, czy został wprowadzony poprawny adres e-mail.
3. Jeżeli jeden kontrahent ma kilka osób kontaktowych, określ rodzaj każdej z nich, na przykład osoba odpowiedzialna za windykację lub dokumentację transportową.
4. Upewnij się, że wybrany rodzaj osoby kontaktowej odpowiada danemu powiadomieniu.

Pozwala to kierować różne wiadomości do odpowiednich osób w ramach tej samej firmy.

3. Konfiguracja reguły wysyłki #

1. Określ warunki uruchamiające wiadomość.
2. Wskaż odbiorców powiadomienia.
3. Przygotuj temat i treść e-maila.
4. Dodaj wymagane pola dynamiczne, na przykład numer faktury, kwotę lub nazwę kontrahenta.
5. Ustaw harmonogram wysyłki, jeżeli wiadomość ma być wysyłana cyklicznie.

4. Dodanie załączników #

Jeżeli wiadomość ma zawierać dokument:

1. Upewnij się, że firma korzysta również z modułu Import Plików.
2. Sprawdź, czy wymagany dokument został zapisany i prawidłowo powiązany z odpowiednim obiektem w systemie, na przykład fakturą lub zleceniem.
3. W regule wysyłki określ rodzaj dokumentu, który ma zostać dołączony.

Po uruchomieniu reguły system automatycznie odnajdzie i dołączy właściwy plik.

CASE STUDY: Automatyzacja komunikacji w firmie spedycyjnej z użyciem
modułu Email Serwer (SPEDTRANS) #

Profil klienta

• Branża: Transport – Spedycja – Logistyka (TSL)
• Liczba pracowników: 35
• Wolumen zleceń: ok. 2 000 zleceń transportowych miesięcznie
• System: SPEDTRANS
• Lokalizacja: Polska, działająca również na rynku UE
• Problemy przed wdrożeniem: opóźnienia w płatnościach, brakujące dokumenty, duże
  obciążenie działu operacyjnego i księgowości

Wyzwania przed wrożeniem

1. Czasochłonne przypominanie o zaległościach – pracownicy wysyłali średnio 100–150 przypomnień tygodniowo ręcznie.
2. Braki w dokumentacji zleceń – częste reklamacje od klientów z powodu braku kompletu dokumentów transportowych.
3. Brak powiadomień wewnętrznych – pracownicy nie mieli szybkiej informacji o realizacji zleceń czy płatnościach.
4. Duża zależność od pojedynczych pracowników – procesy nie były zautomatyzowane ani
   udokumentowane.

Zakres wdrożenia

Wdrożenie modułu Email Serwer + Import Plików w systemie SPEDTRANS, obejmujące:

• Automatyczne powiadomienia o przeterminowanych płatnościach
• Przypomnienia o brakujących dokumentach transportowych (CMR, WZ)
• Powiadomienia do pracowników (np. o realizacji zlecenia, płatności klienta)
• Tygodniowe raporty płatności do działu księgowości
• Automatyczne dołączanie dokumentów (z pomocą modułu Import Plików)

Efekty po 3 miesiącach od wdrożenia

Obszar	Wskaźnik przed	Wskaźnik po	Efekt biznesowy
Przeciętny czas przypomnienia o płatności	2-3 dni	0 dni (natychmiastowo)	Skrócenie cyklu windykacyjnego
Średni DSO (Days Sales Outstanding)	20 dni	8 dni	Lepsza płynność finansowa
Ilość reklamacji dot. braków dokumentów	15-20 miesięcznie	2-4 miesięcznie	Redukcja błędów o 80%
Zaoszczędzony czas pracowników	–	ok. 15 roboczogodzin tygodniowo	Mniej pracy ręcznej
Czas reakcji wewnętrznej na zlecenie	do 1 dnia	w ciągu 15 minut	Szybsze podejmowanie decyzji

Opinia klienta (dyrektor operacyjny)

„Dzięki Email Serwerowi nasz dział operacyjny przestał być skrzynką odbiorczą dla zleceń. System sam przypomina o najważniejszych sprawach, wysyła dokumenty pilnuje terminów. To nie tylko oszczędność czasu – to spokój.”

Podsumowanie korzyści biznesowych:

• Skrócenie cyklu należności i poprawa cash flow
• Ograniczenie błędów w dokumentacji i lepsza jakość obsługi klienta
• Odciążenie działów operacyjnych i księgowych
• Skalowalność bez konieczności zatrudniania nowych osób
• Standaryzacja i automatyzacja procesów komunikacyjnych

Najczęstsze błędy #

Wiadomość nie została wysłana #

Możliwe przyczyny: warunki reguły nie zostały spełnione, harmonogram nie został uruchomiony albo konfiguracja skryptu jest nieprawidłowa(konfiguracja maila).

Rozwiązanie: sprawdź warunek wysyłki, harmonogram i konfigurację powiadomienia. Zweryfikuj również, czy usługa odpowiedzialna za automatyczną wysyłkę jest uruchomiona.

Wiadomość trafiła do niewłaściwej osoby #

Możliwa przyczyna: błędnie wskazany odbiorca lub rodzaj osoby kontaktowej.

Rozwiązanie: sprawdź dane w kartotece kontrahenta oraz przypisanie rodzaju osoby kontaktowej do danego powiadomienia.

W wiadomości brakuje danych lub wyświetlają się nieprawidłowe wartości #

Możliwa przyczyna: brak danych w systemie albo nieprawidłowo skonfigurowane pola dynamiczne.

Rozwiązanie: uzupełnij dane źródłowe i sprawdź konfigurację treści wiadomości.

Brak załącznika #

Możliwe przyczyny: dokument nie został zapisany w systemie, nie jest właściwie przypisany lub reguła wskazuje nieprawidłowy rodzaj pliku.

Rozwiązanie: sprawdź dokument i jego powiązanie z fakturą, zleceniem lub innym właściwym rekordem. Zweryfikuj też konfigurację modułu Import Plików.

Odbiorca nie otrzymał wiadomości mimo poprawnej wysyłki #

Możliwe przyczyny: nieaktualny adres e-mail, odrzucenie wiadomości przez serwer odbiorcy albo zakwalifikowanie jej jako spam.

Rozwiązanie: zweryfikuj adres e-mail, poproś odbiorcę o sprawdzenie folderu spam oraz sprawdź komunikaty zwrotne skrzynki nadawczej.

Ta sama wiadomość została wysłana kilka razy #

Możliwa przyczyna: nakładające się reguły, zbyt częsty harmonogram albo wielokrotne spełnienie warunku wysyłki.

Rozwiązanie: weryfikacja wymaganych reguł wysyłki

Ważne: zakres konfiguracji może różnić się w zależności od wdrożenia systemu SPEDTRANS. Rozbudowane scenariusze powiadomień są przygotowywane indywidualnie zgodnie z procesami firmy.