Wprowadzenie #

Funkcja OCR+AI w SPEDTRANS została zaprojektowana w celu automatycznej obsługi faktur kosztowych i towarzyszących im załączników. Dzięki niej, otrzymane pliki, takie jak faktury czy dokumenty CMR, są nie tylko rozpoznawane, ale także automatycznie przetwarzane i przypisywane do odpowiednich miejsc w systemie. Celem jest usprawnienie pracy, zapewnienie poprawności danych finansowych i sprawne powiązanie dokumentacji ze zleceniami.

Zawartość #

System OCR+AI w SPEDTRANS oferuje kompleksowe podejście do automatyzacji importu dokumentów:

• Rozpoznawanie i Grupowanie Plików:

    ◦ Po przeniesieniu otrzymanych plików (np. faktur i załączników takich jak CMR) do zakładki “zestawy plików”, system traktuje je początkowo jako jedną całość.

    ◦ Następnie wykonywana jest analiza rozpoznawania rodzajów plików.

    ◦ Po analizie, system automatycznie dzieli te pliki na poszczególne zestawy.

• Automatyczne Wprowadzanie Dokumentów Kosztowych:

    ◦ System odczytuje dane z faktury, takie jak kwoty Netto, VAT, Brutto.

    ◦ Odczytywane są również daty wystawienia, daty sprzedaży oraz terminy płatności.

    ◦ Na podstawie tych danych automatycznie zakładane są dokumenty kosztowe do systemu.

• Kontrola Zgodności Danych:

    ◦ Co najważniejsze, system wykonuje kontrolę zgodności danych z faktury z danymi ze zlecenia.

    ◦ System informuje, jeśli faktury o tym samym numerze zostały już wcześniej wprowadzone do systemu.

    ◦ Wykrywa również, czy kwoty na fakturze są niezgodne z kwotami na zleceniu. Te mechanizmy zapobiegają duplikacji i błędom finansowym.

• Automatyczne Podpinanie Załączników:

    ◦ Załącznik towarzyszący fakturze (np. CMR) zostaje automatycznie podpięty pod odpowiednie zlecenie w rejestrze zleceń, w zakładce “wszystkie zlecenia”.

Instrukcja #

Aby skorzystać z funkcji OCR+AI i automatycznie zaimportować zestawy plików, wykonaj następujące kroki:

1. Przygotowanie Plików

Upewnij się, że masz przygotowane pliki faktur i towarzyszących im załączników (np. CMR).

2. Przeniesienie do Systemu

Zaznacz wszystkie pliki naraz (fakturę, załącznik/i).

3. Import do Zakładki “Zestawy Plików”

Przenieś zaznaczone pliki do zakładki “zestawy plików” w programie SPEDTRANS.

4. Automatyczne Przetwarzanie

System automatycznie rozpocznie analizę, rozpoznawanie rodzajów plików, a następnie podzieli je na zestawy. Odczyta dane z faktur, założy dokumenty kosztowe i przeprowadzi kontrolę zgodności ze zleceniami.

5. Weryfikacja Załączników

Aby sprawdzić, czy załączniki zostały poprawnie podpięte, przejdź do rejestru zleceń, a następnie do zakładki “wszystkie zlecenia”. Załącznik towarzyszący fakturze powinien być automatycznie podpięty pod odpowiednie zlecenie.

Wideoporadnik #