Wprowadzenie #

System SPEDTRANS umożliwia obsługę zleceń realizowanych z wykorzystaniem różnych rodzajów transportu, między innymi:

• morskiego,
• promowego,
• lotniczego,
• kolejowego,
• drogowego,
• multimodalnego, czyli łączącego kilka różnych środków transportu.

Dla każdego rodzaju transportu można przygotować osobny rodzaj zlecenia i dostosować go do sposobu pracy obowiązującego w firmie.

Oznacza to, że zlecenie morskie może zawierać inne pola, dokumenty, usługi i etapy niż zlecenie lotnicze czy kolejowe.

Zawartość #

W ramach obsługi zleceń można skonfigurować i wykorzystywać między innymi:

• własne rodzaje zleceń,
• indywidualne formularze zleceń,
• pola wymagane i opcjonalne,
• trasy składające się z wielu punktów,
• transporty FTL, LTL, FCL i LCL,
• dane kontenerów oraz ładunków,
• warunki Incoterms,
• daty ETA, ETD, ATA i ATD,
• ważenie VGM,
• dokumenty i załączniki,
• listy wymaganych dokumentów,
• domyślne usługi i koszty,
• automatyczne określanie charakteru zlecenia,
• różne zasady fakturowania,
• automatyczne daty sprzedaży,
• rozliczenia w wielu walutach,
• indywidualne wzorce dokumentów i wydruków,
• zadania oraz przypomnienia dla pracowników.

Instrukcje #

1. Utwórz odpowiednie rodzaje zleceń #

W pierwszej kolejności określ, jakie procesy transportowe mają być obsługiwane w systemie.

Możesz przygotować przykładowo osobne rodzaje:

• Zlecenie morskie,
• Zlecenie lotnicze,
• Zlecenie kolejowe,
• Zlecenie promowe,
• Import morski,
• Eksport morski.

Nie ma konieczności stosowania jednego, narzuconego podziału. Nazwy oraz liczba rodzajów zleceń mogą zostać dostosowane do organizacji pracy w firmie.

2. Skonfiguruj formularz zlecenia #

Dla każdego rodzaju zlecenia określ informacje, które powinien uzupełnić użytkownik.

Możesz zdefiniować:

• dostępne pola,
• pola obowiązkowe,
• pola opcjonalne,
• widoczne zakładki,
• wymagane dokumenty,
• domyślne usługi,
• domyślne koszty i przychody,
• wzorce wydruków,
• domyślne treści dokumentów,
• zasady fakturowania.

Dzięki temu na formularzu mogą znajdować się wyłącznie dane potrzebne przy danym rodzaju transportu.

3. Uzupełnij dane dotyczące ładunku #

W zależności od rodzaju transportu i zlecenia można wprowadzić między innymi:

• numer kontenera,
• rodzaj i rozmiar kontenera,
• numer plomby,
• liczbę sztuk,
• liczbę palet,
• masę brutto,
• masę netto,
• objętość,
• rodzaj opakowania,
• opis towaru,
• informacje o ładunkach niebezpiecznych.

System może być wykorzystywany zarówno przy przewozach FTL i LTL, jak również FCL oraz LCL.

4. Określ warunki Incoterms #

Na zleceniu można wskazać właściwe warunki Incoterms.

Informacja może być następnie wykorzystywana podczas:

• organizowania transportu,
• przygotowywania dokumentacji,
• rozliczania usług,
• fakturowania,
• raportowania,
• komunikacji z klientem i podwykonawcami.

Incoterms mogą być również prezentowane na dokumentach i wydrukach generowanych ze zlecenia.

5. Zbuduj trasę zlecenia #

Do zlecenia można dodać dowolną liczbę punktów trasy.

Mogą to być na przykład:

• miejsce odbioru ładunku,
• miejsce załadunku,
• magazyn,
• terminal,
• port,
• lotnisko,
• terminal kolejowy,
• miejsce odprawy celnej,
• miejsce ważenia VGM,
• miejsce przeładunku,
• miejsce dostawy,
• miejsce rozładunku,
• miejsce zwrotu pustego kontenera.

Pozwala to odwzorować zarówno prosty transport pomiędzy dwoma lokalizacjami, jak i rozbudowany transport multimodalny.

Przykładowa trasa importu morskiego może wyglądać następująco:

1. Załadunek u nadawcy.
2. Dostarczenie kontenera do portu.
3. Ważenie VGM.
4. Odprawa celna eksportowa.
5. Wypłynięcie statku.
6. Przypłynięcie do portu docelowego.
7. Odprawa celna importowa.
8. Odbiór kontenera z terminala.
9. Dostawa do odbiorcy.
10. Rozładunek.
11. Zwrot pustego kontenera.

6. Uzupełniaj planowane i rzeczywiste terminy #

Na poszczególnych etapach transportu można rejestrować daty planowane oraz rzeczywiste:

• ETD – planowany wyjazd, wypłynięcie lub wylot,
• ATD – rzeczywisty wyjazd, wypłynięcie lub wylot,
• ETA – planowany przyjazd, przypłynięcie lub przylot,
• ATA – rzeczywisty przyjazd, przypłynięcie lub przylot.

Uzupełnianie tych informacji pozwala kontrolować terminowość zlecenia oraz porównywać harmonogram z jego rzeczywistą realizacją.

7. Zarejestruj VGM dla transportu kontenerowego #

Jeżeli transport wymaga ustalenia zweryfikowanej masy brutto kontenera, w zleceniu można zarejestrować między innymi:

• miejsce ważenia,
• planowaną datę ważenia,
• rzeczywistą datę ważenia,
• wartość VGM,
• dokument potwierdzający ważenie,
• osobę odpowiedzialną,
• status wykonania zadania.

Dokument potwierdzający VGM może zostać zapisany bezpośrednio przy zleceniu.

8. Dodawaj dokumenty do zlecenia #

Dokumentację związaną z transportem można przechowywać bezpośrednio przy zleceniu.

Mogą to być między innymi:

• zlecenie klienta,
• potwierdzenie rezerwacji,
• CMR,
• AWB,
• konosament,
• dokumenty kolejowe i promowe,
• dokumenty celne,
• faktury kosztowe,
• potwierdzenie VGM,
• packing list,
• certyfikaty,
• polisy ubezpieczeniowe,
• potwierdzenia odbioru i dostawy,
• korespondencja,
• zdjęcia i skany dokumentów.

Dla każdego rodzaju zlecenia można również przygotować listę wymaganych dokumentów. Ułatwia to kontrolowanie kompletności dokumentacji przed zakończeniem lub rozliczeniem transportu.

9. Skonfiguruj domyślne usługi #

Do rodzaju zlecenia można przypisać usługi, które będą automatycznie dodawane podczas tworzenia nowego zlecenia.

Przykładowo mogą to być:

• fracht morski,
• fracht lotniczy,
• fracht kolejowy,
• przeprawa promowa,
• transport do lub z portu,
• odprawa celna,
• ważenie VGM,
• przeładunek,
• składowanie,
• obsługa terminalowa,
• dokumentacja,
• ubezpieczenie,
• opłaty paliwowe i portowe,
• demurrage lub detention.

10. Skonfiguruj zasady fakturowania #

Dla poszczególnych rodzajów zleceń i usług można zastosować różne zasady ustalania daty sprzedaży.

Data może być automatycznie wyznaczana między innymi na podstawie:

• wykonania usługi,
• załadunku,
• rozładunku,
• wypłynięcia,
• przypłynięcia,
• wylotu,
• przylotu,
• odprawy celnej,
• odbioru kontenera,
• dostawy do klienta,
• zakończenia określonego etapu zlecenia.

Poszczególne usługi znajdujące się na jednym zleceniu mogą mieć różne daty sprzedaży.

11. Określ sposób rozliczania walut #

Zlecenia mogą być rozliczane w różnych walutach.

Do przeliczeń można wykorzystywać między innymi:

• kursy NBP,
• kursy banków komercyjnych,
• indywidualnie skonfigurowane źródła kursów,
• kurs określony w umowie,
• kurs wprowadzony ręcznie.

Kursy mogą być wykorzystywane podczas kalkulacji kosztów, przychodów, marży oraz podczas fakturowania.

12. Przygotuj dokumenty i wydruki #

Dla poszczególnych rodzajów zleceń można przygotować własne wzorce dokumentów.

Mogą to być na przykład:

• zlecenia dla przewoźników,
• potwierdzenia przyjęcia zlecenia,
• instrukcje załadunkowe,
• awizacje,
• dokumenty dla terminali,
• dokumenty dla agencji celnych,
• zestawienia kontenerów,
• raporty statusowe dla klienta,
• rozliczenia zleceń.

Wydruki mogą automatycznie pobierać informacje zapisane na zleceniu, np. dane kontrahenta, trasę, daty, dane kontenera, Incoterms czy numery referencyjne.

13. Korzystaj z zadań i przypomnień #

Do zlecenia można przypisywać zadania związane z kolejnymi etapami jego realizacji.

Przykładowe zadania to:

• wykonanie rezerwacji,
• potwierdzenie miejsca na statku, promie, w samolocie lub pociągu,
• podstawienie kontenera,
• wykonanie VGM,
• przesłanie dokumentacji celnej,
• sprawdzenie odprawy,
• potwierdzenie ETA lub ETD,
• odbiór kontenera,
• uzyskanie potwierdzenia dostawy,
• uzupełnienie dokumentów,
• wystawienie faktury,
• zatwierdzenie kosztów,
• zwrot pustego kontenera.

Zadanie może zostać przypisane do konkretnego pracownika oraz posiadać określony termin wykonania.

Najczęstsze błędy #

Brak wymaganych dokumentów #

Przed zakończeniem lub rozliczeniem zlecenia sprawdź, czy została dołączona kompletna dokumentacja wymagana dla danego rodzaju transportu.

Lista wymaganych dokumentów może różnić się w zależności od rodzaju zlecenia.

Brak aktualizacji dat ETA, ETD, ATA lub ATD #

Samo wprowadzenie planowanego terminu nie wystarcza do prawidłowej kontroli realizacji transportu.

Po wykonaniu danego etapu należy uzupełnić również datę rzeczywistą.

Nieprawidłowo skonfigurowana trasa #

Upewnij się, że wszystkie istotne etapy transportu zostały uwzględnione jako punkty trasy. Ma to znaczenie między innymi przy kontroli terminów, klasyfikacji zlecenia oraz ustalaniu dat sprzedaży.

Brak danych VGM #

W przypadku transportu kontenerowego sprawdź, czy wymagane dane dotyczące zweryfikowanej masy brutto zostały wprowadzone oraz czy odpowiedni dokument został dołączony do zlecenia.

Nieprawidłowa data sprzedaży #

Jeżeli data sprzedaży ma być ustalana automatycznie, sprawdź, czy zdarzenie stanowiące jej podstawę zostało prawidłowo zarejestrowane na zleceniu.

Przykładowo brak daty przypłynięcia, rozładunku lub dostawy może uniemożliwić prawidłowe określenie daty sprzedaży.

Niewłaściwy rodzaj zlecenia #

Przed rozpoczęciem pracy upewnij się, że wybrano właściwy rodzaj zlecenia. Poszczególne rodzaje mogą posiadać inne pola, dokumenty, usługi, zadania oraz zasady rozliczenia.

Brak aktualnych dokumentów przy zleceniu #

Dokumenty związane z realizacją transportu należy przypisywać bezpośrednio do właściwego zlecenia. Ułatwia to późniejsze odnalezienie pełnej dokumentacji oraz weryfikację kompletności procesu.