Instrukcje #
Wprowadzić zlecenie do programu można na dwa sposoby:
Sposób pierwszy #
- Wejdź w zakładkę Nowy
- Następnie wybierz interesujące zlecenie Transportowe/Spedycyjne
Przykład zlecenia Spedycyjnego:
- W nowo otwartym oknie należy wprowadzić dane podstawowe.
– Numer zlecenia (Nr zlec.) jest nadawany automatycznie przez system, ale jego format można edytować.
– Data to data wprowadzenia zlecenia do systemu.
– Numer zamówienia (Nr zam.) to numer referencyjny klienta, który pojawi się na wydrukach i fakturze.
– W zakładkach Zleceniodawca/Płatnik należy wybrać odpowiednie firmy. Po wybraniu zleceniodawcy, płatnik jest automatycznie ustawiany jako ta sama firma. Kontrahenta można wybrać z istniejącej bazy danych poprzez wpisanie skrótu jego nazwy lub dodać nowego, klikając ikonę książki. Ważne jest, aby zleceniodawcą nigdy nie była nasza firma.
– Analogicznie wprowadza się dane przewoźnika. Można dodać informacje o samochodzie i kierowcach, którzy będą wykonywać usługę (pojawią się na wydrukach). Informacje o kierowcach i pojazdach można wybrać ze słownika (ikona samochodu lub postaci) lub wpisać ręcznie w pole dodatkowe info, jeśli nie chcemy wprowadzać ich do bazy.
– W zakładce Waluta i kurs zlecenia ustawia się walutę frachtu oraz walutę, w której będzie generowana faktura.
- Po wybraniu kontrahentów, wciskamy dolny przycisk nowy, albo domyślną usługę zlecenia.
– Usługi do zlecenia można dodać, klikając “Nowy” na dolnym panelu i wybierając usługę z listy, lub wstawiając domyślną usługę zlecenia i edytując ją. W sekcji zakupu wpisuje się stawkę ustaloną z przewoźnikiem, a w sekcji sprzedaży kwotę ustaloną z klientem (ta kwota pojawi się na fakturze). Pola “Oczekiwany dokument kosztowy” oraz “Dodaj usługę do faktury sprzedaży” muszą być zaznaczone.
- Kiedy dodamy usługę, wchodzimy w jej edycję i ustawiamy odpowiednio wartości
W dolnym oknie, wyświetlą nam się dane odnośnie dodanej usługi
- Następnie przechodzimy do zakładki Trasa i ustawiamy odpowiednią trasę dla danego zlecenia. Możemy przypisać ją ręcznie, bądź wprowadzić ją na podstawie kartotek kontrahenta.
Aby dodać punkt na tracie, wciśnij przycisk Nowy na dolnym pasku.
- W zakładce Ładunek wypełniamy dane odnośnie ładunku
Tak przygotowane zlecenie możemy już zapisać i wysłać potwierdzenie przyjęcia zlecenia dla klienta oraz zlecenie dla przewoźnika
Sposób drugi #
- Wejdź w zakładkę Rejestry
- Na prawym pasku zadań wciśnij przycisk Nowy (standardowo uruchamia się zlecenie Transportowe) bądź wciśnij strzałkę obok przycisku Nowy i wybierz interesujące Ciebie zlecenie
Informacje na temat dostępnych zakładek #
Zakładka “Dane podstawowe”:
▪ Nr zlec.: Numer zlecenia w systemie (format można edytować).
▪ Data: Data wprowadzenia zlecenia do systemu.
▪ Nr zam.: Numer referencyjny klienta (pojawi się na wydrukach i fakturze).
▪ Zleceniodawca/Płatnik: Wybierz zleceniodawcę, wpisując skrót jego nazwy lub dodaj nowego kontrahenta.
▪ Przewoźnik: Wprowadź dane przewoźnika, a także opcjonalnie informacje o samochodzie i kierowcach.
▪ Waluta i kurs zlecenia: Ustaw walutę frachtu i walutę faktury.
Dodanie usługi:
▪ Kliknij Nowy i wybierz usługę z listy lub wstaw domyślną usługę.
▪ Uzupełnij dane zakupowe i sprzedażowe, oraz dodatkowe informacje.
▪ Zaznacz opcje Oczekiwany dokument kosztowy i Dodaj usługę do faktury sprzedaży.
Zakładka “Trasa”:
▪ Kliknij Nowy, aby dodać punkty trasy (załadunki i rozładunki).
▪ Uzupełnij dane adresowe, daty i godziny, oraz dodatkowe informacje.
Przejdź do zakładki Trasa, aby dodać punkty załadunku i rozładunku. Punkty trasy można wprowadzać ręcznie (nazwa firmy, ulica, kod pocztowy, miasto) lub wybrać z listy kontrahentów, a także z listy lokalizacji użytych we wcześniejszych zleceniach. Należy podać datę i godzinę załadunku. W polu Dodatkowe info można dodać uwagi do punktu trasy, np. prośbę o kontakt telefoniczny po załadunku.
Zakładka “Ładunek”:
▪ Wprowadź opis towaru oraz dane dodatkowe (waga, objętość, itp.).
▪ Istnieje możliwość szczegółowego wprowadzenia struktury ładunku.
W zakładce Ładunek wprowadza się opis towaru w polu “Dodatkowe informacje” oraz można uzupełnić pola takie jak waga brutto, miejsca paletowe, objętość i długość. Istnieje również możliwość szczegółowego wprowadzenia towaru z użyciem opcji “Nowy”, aby podać schemat pakowania, wagę netto, brutto itp..
Zakładka “Dodatkowe info”:
▪ Uzupełnij informacje dla zleceniodawcy i przewoźnika.
▪ Możesz dołączyć dokumenty skanowane (np. CMR).
Zakładka Dodatkowe info pozwala na uzupełnienie różnych informacji, które pojawią się na wydrukach zlecenia. Warunki ogólne dla przewoźnika są tu kluczowe i mogą być skonfigurowane na stałe w programie. W tej zakładce można również podpinać skany dokumentów pod zlecenie, np. CMR, faktury kosztowe od przewoźnika, za pomocą przycisku “Nowy” w środkowej części pola.
Po wypełnieniu wszystkich danych kliknij OK. Następnie można wygenerować wydruki, takie jak potwierdzenie przyjęcia zlecenia dla klienta czy zlecenie dla przewoźnika, klikając “Raporty”. Wydruki można wysłać e-mailem, klikając ikonę koperty.
Najczęstsze błędy #
• Błąd: Brak kursu walut [Wzorzec].
Rozwiązanie: Jeżeli zlecenie było dodane przed istnieniem kursu, należy go zaktualizować. Program automatycznie aktualizuje kursy walut NBP, użytkownik może również ręcznie dodawać kursy z innych banków.
• Błąd: Brak wystawionego zlecenia w rejestrze.
Rozwiązanie:
1. Sprawdź, czy zlecenie nie zostało skasowane — zweryfikuj to w Rejestrze Zdarzeń (Narzędzia > Inne > Rejestr Zdarzeń).
2. Sprawdź ustawienia filtracji — ustaw filtrację na Datę dokumentu i wybierz szeroki zakres dat, jeśli w zakładce “Trasa” brakuje punktów.
Wideoporadnik #
Dowiedz się jak korzystać z tej funkcji oglądając przygotowane przez nas wideo