Wprowadzenie #

Portal Online SPEDTRANS umożliwia klientom firmy transportowej lub spedycyjnej dostęp do wybranych danych i funkcji systemu SPEDTRANS bezpośrednio przez przeglądarkę internetową.

Portal pozwala między innymi na śledzenie realizacji transportów, obsługę zleceń, dostęp do dokumentów i faktur oraz wymianę informacji z firmą transportową.

Jednym z najważniejszych elementów rozwiązania jest dwukierunkowa synchronizacja danych pomiędzy Portalem Online a aplikacją SPEDTRANS. Zlecenia wprowadzone przez klienta w portalu mogą być automatycznie dostępne w aplikacji desktopowej, natomiast informacje wprowadzone lub zmienione w SPEDTRANS mogą być prezentowane klientowi w portalu.

Dzięki temu obie strony korzystają z aktualnych danych bez konieczności ręcznego przekazywania informacji telefonicznie lub mailowo.

---

Zawartość #

Portal Online SPEDTRANS może udostępniać klientom między innymi następujące funkcjonalności.

Śledzenie przesyłek #

Klient może sprawdzać aktualny status realizowanych transportów.

W zależności od dostępnych danych portal może prezentować między innymi:

• aktualny status transportu,
• informacje o realizacji poszczególnych etapów,
• lokalizację pojazdu,
• planowany termin dostawy,
• informacje o ewentualnych opóźnieniach.

Dzięki temu klient może samodzielnie kontrolować przebieg transportu bez konieczności każdorazowego kontaktowania się z pracownikiem firmy transportowej.

Zarządzanie zleceniami transportowymi #

Portal może umożliwiać klientowi:

• tworzenie nowych zleceń transportowych,
• przeglądanie istniejących zleceń,
• sprawdzanie ich statusów,
• edycję dostępnych danych,
• przekazywanie informacji dotyczących realizacji transportu.

Zlecenie wprowadzone przez klienta w Portalu Online może zostać automatycznie przekazane do programu SPEDTRANS.

Analogicznie zlecenia utworzone lub zmodyfikowane w aplikacji SPEDTRANS mogą być widoczne dla klienta w portalu.

Pozwala to ograniczyć ręczne przepisywanie danych oraz składanie zleceń za pośrednictwem wiadomości e-mail lub telefonu.

Historia zleceń #

Portal może udostępniać klientowi historię realizowanych i zakończonych transportów.

Klient może dzięki temu szybko odnaleźć wcześniejsze zlecenia i sprawdzić związane z nimi informacje.

Zmiany wprowadzone w SPEDTRANS mogą być automatycznie uwzględniane w danych prezentowanych w portalu.

Dokumenty i faktury #

W ramach Portalu Online klient może otrzymać dostęp do dokumentów związanych z realizowanymi usługami, takich jak:

• faktury,
• listy przewozowe CMR,
• potwierdzenia dostawy,
• dokumenty transportowe,
• inne załączniki powiązane ze zleceniem.

Pozwala to klientowi samodzielnie odnaleźć i pobrać potrzebny dokument bez konieczności zwracania się o jego ponowne przesłanie.

Powiadomienia i alerty #

Portal może informować klienta o istotnych zmianach dotyczących realizowanych transportów.

Powiadomienia mogą dotyczyć między innymi:

• zmiany statusu zlecenia,
• realizacji kolejnego etapu transportu,
• opóźnienia,
• zmian dotyczących terminu realizacji,
• pojawienia się nowego dokumentu,
• wystawienia faktury.

Pozwala to szybciej reagować na zmiany i ograniczyć konieczność ciągłego sprawdzania statusu transportu.

Współpraca z przewoźnikami i partnerami #

Portal może również wspierać wymianę informacji pomiędzy uczestnikami procesu transportowego.

W jednym miejscu mogą być dostępne:

• informacje dotyczące zlecenia,
• dokumenty,
• dane dotyczące realizacji,
• informacje przekazywane pomiędzy firmą, klientem i partnerami transportowymi.

Centralizacja danych ogranicza liczbę wiadomości przesyłanych różnymi kanałami i ułatwia odnalezienie informacji dotyczących konkretnego transportu.

Raporty i analiza danych #

W zależności od konfiguracji Portal Online może udostępniać klientowi raporty oparte na danych zgromadzonych w systemie.

Raporty mogą dotyczyć między innymi:

• liczby zrealizowanych transportów,
• terminowości realizacji,
• kosztów transportu,
• historii współpracy,
• wybranych parametrów operacyjnych.

Dzięki temu klient może łatwiej analizować realizowane przewozy i kontrolować współpracę z firmą transportową.

Zgłoszenia reklamacyjne #

Portal może również umożliwiać przekazywanie reklamacji lub innych zgłoszeń dotyczących realizowanych usług.

Klient może przekazać między innymi:

• opis problemu,
• informacje o konkretnym zleceniu,
• dokumenty,
• zdjęcia,
• dodatkowe załączniki.

W zależności od konfiguracji możliwe może być również sprawdzanie aktualnego statusu zgłoszenia.

---

Instrukcje #

Jak zalogować się do Portalu Online SPEDTRANS #

1. Otwórz adres Portalu Online przekazany przez firmę transportową.
2. Wprowadź swoje dane logowania.
3. Zatwierdź logowanie.
4. Po poprawnym zalogowaniu zostanie wyświetlony dostępny dla Twojego konta zakres danych i funkcjonalności.

Zakres widocznych funkcji może zależeć od uprawnień przypisanych do konta użytkownika.

Jak dodać nowe zlecenie #

1. Zaloguj się do Portalu Online.
2. Przejdź do sekcji dotyczącej zleceń transportowych.
3. Wybierz opcję dodania nowego zlecenia.
4. Uzupełnij wymagane informacje dotyczące transportu.
5. Sprawdź poprawność wprowadzonych danych.
6. Zapisz lub wyślij zlecenie.

Po zapisaniu zlecenia dane mogą zostać automatycznie przekazane do programu SPEDTRANS.

Jak sprawdzić status transportu #

1. Zaloguj się do Portalu Online.
2. Otwórz listę zleceń.
3. Wyszukaj interesujące Cię zlecenie.
4. Otwórz jego szczegóły.
5. Sprawdź aktualny status oraz dostępne informacje o realizacji.

Jeżeli do transportu dostępne są dane lokalizacyjne, mogą być one również prezentowane w szczegółach zlecenia.

Jak sprawdzić historię zleceń #

1. Przejdź do listy zleceń.
2. Skorzystaj z dostępnych filtrów lub wyszukiwarki.
3. Wyszukaj zlecenie według dostępnych parametrów, np. numeru, daty lub statusu.
4. Otwórz wybraną pozycję, aby sprawdzić jej szczegóły.

Jak pobrać dokument lub fakturę #

1. Otwórz odpowiednie zlecenie.
2. Przejdź do sekcji dokumentów lub faktur.
3. Wybierz interesujący Cię dokument.
4. Otwórz go lub pobierz na urządzenie.

Dostępność dokumentów zależy od tego, jakie dane zostały udostępnione w Portalu Online.

Jak złożyć reklamację lub zgłoszenie #

1. Zaloguj się do Portalu Online.
2. Przejdź do sekcji zgłoszeń lub reklamacji.
3. Wybierz odpowiednie zlecenie, jeżeli zgłoszenie go dotyczy.
4. Opisz problem.
5. W razie potrzeby dodaj dokumenty lub zdjęcia.
6. Wyślij zgłoszenie.

---

Synchronizacja Portalu Online z programem SPEDTRANS #

Istotnym elementem działania Portalu Online jest dwukierunkowa wymiana danych z aplikacją SPEDTRANS.

Oznacza to, że:

• zlecenie dodane przez klienta w portalu może automatycznie pojawić się w SPEDTRANS,
• zmiany wprowadzone w SPEDTRANS mogą być widoczne dla klienta w portalu,
• dokumenty dodane do zlecenia mogą zostać udostępnione klientowi,
• statusy transportów mogą być aktualizowane bez konieczności ręcznego przekazywania informacji,
• dane są dostępne dla obu stron w ramach jednego procesu obsługi zlecenia.

Pozwala to ograniczyć powielanie danych i zmniejszyć ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego przepisywania informacji.

---

Korzyści z Portalu Online SPEDTRANS #

Wykorzystanie Portalu Online może usprawnić codzienną współpracę pomiędzy firmą transportową a jej klientami.

Najważniejsze korzyści to:

• możliwość samodzielnego sprawdzania statusu transportu,
• dostęp do informacji przez przeglądarkę internetową,
• możliwość składania zleceń online,
• dostęp do historii wykonanych usług,
• szybki dostęp do faktur i dokumentów,
• ograniczenie komunikacji telefonicznej i mailowej,
• automatyczna wymiana danych z programem SPEDTRANS,
• zmniejszenie liczby ręcznie przepisywanych informacji,
• większa przejrzystość procesu realizacji zlecenia,
• szybszy przepływ informacji pomiędzy klientem a firmą transportową.

---

Najczęstsze błędy #

Nie mogę zalogować się do Portalu Online #

Przyczyna: Nieprawidłowe dane logowania lub brak aktywnego konta.

Rozwiązanie: Sprawdź poprawność loginu i hasła. Jeżeli problem nadal występuje, skontaktuj się z administratorem Portalu Online.

Nie widzę swojego zlecenia #

Przyczyna: Zlecenie może nie być udostępnione dla danego konta lub synchronizacja danych nie została jeszcze wykonana.

Rozwiązanie: Odśwież listę zleceń i sprawdź zastosowane filtry. Jeżeli zlecenie nadal nie jest widoczne, zweryfikuj jego dostępność w SPEDTRANS.

Zmiany w zleceniu nie są widoczne w portalu #

Przyczyna: Dane mogły nie zostać jeszcze zsynchronizowane lub zmiana nie jest udostępniana klientowi.

Rozwiązanie: Odśwież dane zlecenia. W przypadku dalszego problemu sprawdź konfigurację synchronizacji oraz zakres danych dostępnych w Portalu Online.

Nie widzę dokumentu lub faktury #

Przyczyna: Dokument może nie być jeszcze przypisany do zlecenia albo nie został udostępniony w portalu.

Rozwiązanie: Sprawdź dokumenty przypisane do zlecenia w SPEDTRANS oraz ustawienia ich dostępności dla klienta.

Nie widzę lokalizacji transportu #

Przyczyna: Dla danego zlecenia mogą nie być dostępne dane lokalizacyjne.

Rozwiązanie: Sprawdź, czy dla transportu aktywne jest odpowiednie źródło lokalizacji oraz czy informacje te zostały udostępnione w Portalu Online.

Nie mogę edytować zlecenia #

Przyczyna: Konto użytkownika może nie posiadać odpowiednich uprawnień lub zlecenie znajduje się na etapie, na którym jego edycja nie jest już dostępna.

Rozwiązanie: Sprawdź uprawnienia użytkownika oraz aktualny status zlecenia.