Wprowadzenie #
W programie SPEDTRANS można generować wygasające linki powiązane ze zleceniami transportowymi i udostępniać je podwykonawcom, np. przewoźnikom realizującym transport.
Dzięki takiemu rozwiązaniu przewoźnik może uzyskać dostęp do wybranych informacji o zleceniu bez konieczności logowania się do programu SPEDTRANS. Za pomocą otrzymanego linku może również aktualizować przebieg realizacji transportu, dodawać dokumenty oraz przekazywać informacje bezpośrednio do systemu.
Link jest aktywny tylko przez określony czas. Po upływie terminu ważności dostęp do danych zostaje automatycznie zablokowany.
Zawartość #
Wygasający link może udostępniać podwykonawcy między innymi:
- punkty trasy, np. miejsca załadunku i rozładunku,
- terminy realizacji poszczególnych etapów transportu,
- wybrane informacje dotyczące zlecenia,
- informacje dotyczące kosztów transportu,
- możliwość oznaczania realizacji punktów trasy,
- możliwość dodawania dokumentów transportowych,
- możliwość wystawienia faktury za zrealizowane zlecenie.
Zakres dostępnych informacji i funkcji zależy od konfiguracji linku.
Aktualizacja realizacji zlecenia #
Przewoźnik może za pomocą otrzymanego linku oznaczać realizację kolejnych punktów trasy, np.:
- przyjazd na miejsce załadunku,
- zakończenie załadunku,
- przyjazd na miejsce rozładunku,
- zakończenie rozładunku.
Informacje przekazane przez podwykonawcę są synchronizowane z programem SPEDTRANS. Użytkownik systemu może dzięki temu na bieżąco kontrolować przebieg transportu oraz sprawdzać datę i godzinę realizacji poszczególnych etapów.
Dodawanie dokumentów transportowych #
Podwykonawca może poprzez link przekazać dokumenty związane z realizacją transportu, np.:
- CMR,
- potwierdzenie dostawy,
- dokumenty przewozowe,
- inne dokumenty wymagane przy realizacji zlecenia.
Dokumenty trafiają bezpośrednio do programu SPEDTRANS, dzięki czemu nie ma konieczności przesyłania ich osobnym kanałem, np. pocztą elektroniczną.
Wystawienie faktury przez przewoźnika #
W zależności od konfiguracji podwykonawca może również wystawić za pomocą linku fakturę za wykonane zlecenie.
Dokument zostaje przekazany do programu SPEDTRANS, co usprawnia dalszą obsługę i rozliczenie zlecenia.
Czas ważności linku #
Podczas generowania linku można określić czas jego ważności.
Po przekroczeniu ustalonego terminu link automatycznie wygasa, a podwykonawca traci możliwość dostępu do udostępnionych danych.
Pozwala to ograniczyć dostęp wyłącznie do okresu, w którym jest on potrzebny do realizacji danego zlecenia.
Instrukcje #
Jak wygenerować link do zlecenia #
- Otwórz odpowiednie zlecenie transportowe w programie SPEDTRANS.
- Przejdź do funkcji umożliwiającej wygenerowanie linku dla podwykonawcy.
- Określ zakres informacji i funkcji, które mają być dostępne dla przewoźnika.
- Ustaw termin ważności linku.
- Wygeneruj link.
- Przekaż wygenerowany adres odpowiedniemu podwykonawcy.
Po otwarciu linku przewoźnik uzyska dostęp do udostępnionych danych zlecenia.
Jak przewoźnik aktualizuje realizację transportu #
Po otrzymaniu linku przewoźnik:
- Otwiera otrzymany adres w przeglądarce internetowej.
- Sprawdza informacje dotyczące realizowanego zlecenia.
- Oznacza wykonanie kolejnych punktów trasy.
- W razie potrzeby uzupełnia wymagane informacje.
- Zatwierdza wykonane operacje.
Informacje zostają przekazane do programu SPEDTRANS i są dostępne dla użytkownika obsługującego zlecenie.
Jak przewoźnik dodaje dokumenty #
- Otwórz link otrzymany do zlecenia.
- Przejdź do sekcji umożliwiającej dodanie dokumentów.
- Wybierz odpowiedni dokument, np. CMR lub potwierdzenie dostawy.
- Dodaj plik.
- Zatwierdź przekazanie dokumentu.
Dokument zostanie zapisany przy odpowiednim zleceniu w systemie SPEDTRANS.
Jak przewoźnik wystawia fakturę #
Jeżeli funkcja została udostępniona w ramach danego linku:
- Otwórz otrzymany link.
- Przejdź do sekcji dotyczącej rozliczenia zlecenia.
- Uzupełnij wymagane dane faktury.
- Sprawdź poprawność informacji.
- Zatwierdź wystawienie dokumentu.
Faktura zostanie przekazana do programu SPEDTRANS.
Dodatkowe zastosowania #
Mechanizm wygasających linków może być wykorzystywany również w innych obszarach związanych z obsługą klienta i zleceń.
Przykładowe zastosowania:
- ankieta dotycząca realizacji zlecenia,
- ocena jakości obsługi,
- badanie satysfakcji klienta,
- zbieranie opinii po zakończonym transporcie,
- badanie potrzeb i oczekiwań klienta.
Pozwala to przekazywać odbiorcy prosty formularz dostępny przez określony czas, bez konieczności tworzenia dodatkowych kont użytkowników.
Korzyści z wykorzystania wygasających linków #
Wygasające linki upraszczają współpracę pomiędzy zleceniodawcą a przewoźnikiem.
Najważniejsze korzyści to:
- szybkie przekazywanie informacji o zleceniu,
- brak konieczności zakładania podwykonawcy konta w systemie,
- bieżąca aktualizacja realizacji transportu,
- ograniczenie kontaktu telefonicznego i dodatkowego raportowania,
- łatwe przekazywanie dokumentów transportowych,
- automatyczne zapisywanie informacji w SPEDTRANS,
- sprawniejsze rozliczanie wykonanych zleceń,
- ograniczony czas dostępu do danych,
- większa kontrola nad udostępnianymi informacjami.
Najczęstsze błędy #
Link nie otwiera się #
Przyczyna: Link mógł przekroczyć ustawiony termin ważności.
Rozwiązanie: Sprawdź termin ważności linku. Jeżeli wygasł, wygeneruj nowy link i przekaż go podwykonawcy.
Przewoźnik nie widzi wszystkich informacji o zleceniu #
Przyczyna: Dane lub funkcje nie zostały udostępnione podczas generowania linku.
Rozwiązanie: Sprawdź konfigurację linku oraz zakres informacji dostępnych dla podwykonawcy.
Przewoźnik nie może dodać dokumentu #
Przyczyna: Możliwość dodawania dokumentów może nie być dostępna w konfiguracji danego linku.
Rozwiązanie: Sprawdź ustawienia wygenerowanego linku i upewnij się, że odpowiednia funkcja została udostępniona.
Informacja o realizacji punktu nie pojawia się w SPEDTRANS #
Przyczyna: Przewoźnik mógł nie zatwierdzić wykonanej operacji lub wystąpił problem z przekazaniem danych.
Rozwiązanie: Poproś przewoźnika o ponowne sprawdzenie statusu punktu i jego zatwierdzenie. Następnie odśwież dane zlecenia w programie.
Przewoźnik nie może wystawić faktury #
Przyczyna: Funkcja wystawiania faktury może nie być dostępna dla danego linku.
Rozwiązanie: Sprawdź konfigurację linku oraz ustawienia związane z rozliczeniem zlecenia.