Jeden system. Jeden proces. Pełna informacja. Technologia, która porządkuje transport od pierwszego zlecenia do wyniku finansowego #
Nowoczesna firma transportowa i spedycyjna nie potrzebuje kolejnego programu do rejestrowania zleceń.
Potrzebuje środowiska, które pozwoli połączyć sprzedaż, operacje, transport, dokumenty, flotę, przewoźników, faktury, koszty, płatności, księgowość, analizę danych oraz komunikację w jeden spójny proces.
Taką rolę może pełnić SPEDTRANS – system TMS rozwijany przez MACIOSOFT dla firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych.
SPEDTRANS pozwala budować cyfrowy obieg informacji od momentu pojawienia się klienta i zlecenia, przez realizację transportu, aż do jego rozliczenia i analizy rentowności.
Jego wartość nie polega wyłącznie na liczbie dostępnych funkcji.
Najważniejsze jest to, że poszczególne elementy przedsiębiorstwa mogą ze sobą współpracować.
Dane wprowadzone na początku procesu mogą być wykorzystywane na jego kolejnych etapach.
Zlecenie może stać się podstawą do planowania transportu.
Transport może zostać powiązany z pojazdem, kierowcą lub przewoźnikiem zewnętrznym.
Realizacja może generować dokumentację.
Dokumentacja może uruchamiać proces fakturowania.
Faktura może być przekazana do KSeF oraz systemu finansowo-księgowego.
Koszty mogą zostać przypisane do konkretnego zlecenia.
A dane z całego procesu mogą następnie trafić do raportów i analiz zarządczych.
To właśnie w takim podejściu widzimy przyszłość systemów TMS.
SPEDTRANS to nie tylko rejestr zleceń #
W wielu przedsiębiorstwach rozwój systemów informatycznych rozpoczynał się od cyfryzacji pojedynczych obszarów.
Osobny program do transportu.
Arkusz Excel do kontroli kosztów.
Poczta elektroniczna do przesyłania dokumentów.
System księgowy do finansów.
Aplikacja GPS do lokalizacji.
Platforma przewoźnika do pobierania danych.
Osobny system do raportowania.
Kolejne narzędzia rozwiązują pojedyncze problemy, ale jednocześnie mogą powodować rozproszenie informacji.
SPEDTRANS rozwijamy w przeciwnym kierunku.
Informacja powinna przepływać przez organizację razem z procesem.
Dlatego system może obejmować m.in.:
- klientów i kontrahentów,
- ofertowanie i obsługę handlową,
- zlecenia transportowe,
- zlecenia spedycyjne,
- transport własny,
- transport realizowany przez podwykonawców,
- ładunki,
- punkty trasy,
- pojazdy,
- naczepy,
- kierowców,
- przewoźników,
- dokumenty transportowe,
- dokumenty sprzedażowe,
- dokumenty kosztowe,
- rozrachunki,
- płatności,
- telematykę,
- dane GPS,
- integracje z systemami finansowo-księgowymi,
- elektroniczny obieg dokumentów,
- OCR i mechanizmy AI,
- KSeF,
- raportowanie,
- BI,
- API,
- wymianę danych z klientami i partnerami.
Zakres funkcjonalności zależy oczywiście od konfiguracji systemu, posiadanych modułów oraz przeprowadzonego wdrożenia.
Nie każda organizacja potrzebuje wszystkiego.
Kluczowe jest wybranie tych procesów, których cyfryzacja przyniesie największą wartość biznesową.
1. Klient i kontrahent – jedno źródło informacji #
Proces transportowy rozpoczyna się znacznie wcześniej niż w momencie wyjazdu samochodu.
Najczęściej rozpoczyna się od klienta.
Dlatego kartoteka kontrahenta w systemie nie powinna być wyłącznie cyfrową książką adresową.
Może stanowić centralne źródło informacji o firmie, z którą współpracujemy.
W zależności od procesu kontrahent może występować jako:
- zleceniodawca,
- płatnik,
- przewoźnik,
- dostawca,
- miejsce załadunku,
- miejsce rozładunku,
- odbiorca,
- nadawca,
- partner biznesowy.
Dzięki temu dane kontrahenta mogą być wykorzystywane w wielu miejscach systemu bez konieczności ich wielokrotnego przepisywania.
Pozwala to ograniczać błędy, porządkować dane oraz budować spójność całej organizacji.
Weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy #
W transporcie sama informacja o tym, że firma istnieje, często nie wystarcza.
Znaczenie ma również bezpieczeństwo współpracy.
Dlatego SPEDTRANS może być rozbudowywany o mechanizmy wspierające weryfikację kontrahentów oraz integracje z zewnętrznymi źródłami danych.
Przykładem jest wykorzystanie informacji dostarczanych przez Dun & Bradstreet, dzięki którym użytkownik może uzyskać dodatkowe dane związane m.in. z oceną przedsiębiorstwa, jego kondycją, ryzykiem czy rekomendacjami dotyczącymi współpracy.
Dane zewnętrzne mogą być przy tym zestawiane z wiedzą, którą przedsiębiorstwo posiada już we własnym systemie.
To ważny kierunek rozwoju.
System TMS nie powinien jedynie odpowiadać na pytanie:
„Jak zrealizować ten transport?”
Powinien pomagać również odpowiedzieć:
„Czy chcemy realizować go właśnie dla tego klienta i na takich warunkach?”
2. Rejestracja zlecenia – więcej niż wpisanie trasy #
Zlecenie jest jednym z centralnych elementów pracy w SPEDTRANS.
Może gromadzić informacje potrzebne wszystkim kolejnym uczestnikom procesu.
W zależności od modelu działalności firmy możemy mówić o różnym poziomie szczegółowości rejestracji.
Podstawowy model może obejmować najważniejsze informacje handlowe i transportowe.
Bardziej zaawansowany proces może natomiast szczegółowo odwzorowywać:
- ładunek,
- parametry ładunku,
- poszczególne punkty trasy,
- miejsca załadunku,
- miejsca rozładunku,
- terminy,
- okna czasowe,
- wymagania klienta,
- płatnika,
- przewoźnika,
- pojazd,
- kierowcę,
- opiekuna zlecenia,
- dodatkowych uczestników procesu,
- dokumenty,
- przychody,
- koszty,
- warunki rozliczenia.
Dzięki temu jedno zlecenie nie jest wyłącznie zapisem operacyjnym.
Staje się cyfrowym odwzorowaniem konkretnej usługi transportowej.
Zlecenia dopasowane do modelu działania firmy #
Nie każda firma TSL działa tak samo.
SPEDTRANS może wspierać różne modele realizacji transportu.
Może to być przykładowo:
transport własny – realizowany przy wykorzystaniu własnego pojazdu i kierowcy,
spedycja – transport powierzany przewoźnikowi zewnętrznemu,
proces mieszany – w którym przedsiębiorstwo wykorzystuje zarówno własną flotę, jak i podwykonawców.
System może również wykorzystywać różne rodzaje i statusy zleceń, dzięki czemu możliwe jest odwzorowanie wewnętrznego workflow organizacji.
Zlecenie może przechodzić przez kolejne etapy procesu – od rejestracji, przez planowanie i realizację, po kompletację dokumentów i rozliczenie.
3. Ładunek i punkty trasy – dokładne odwzorowanie rzeczywistego transportu #
W prostych procesach wystarczy informacja:
skąd – dokąd.
W bardziej zaawansowanych operacjach to zdecydowanie za mało.
Jedno zlecenie może obejmować wiele punktów:
- kilka miejsc załadunku,
- przeładunek,
- kilka miejsc rozładunku,
- dodatkowe postoje,
- operacje magazynowe,
- inne zdarzenia związane z realizacją trasy.
Dlatego szczegółowe odwzorowanie punktów trasy oraz przypisywanie do nich odpowiednich informacji staje się jednym z fundamentów dalszej automatyzacji.
Dobrze zbudowane dane zlecenia mogą być później wykorzystywane przez:
- spedytora,
- dyspozytora,
- kierowcę,
- klienta,
- system GPS,
- integrację z partnerem zewnętrznym,
- fakturowanie,
- raportowanie,
- system BI.
Im lepiej ustrukturyzowana informacja na początku procesu, tym mniej ręcznej pracy na jego końcu.
4. Transport własny – pojazd, kierowca i realizacja w jednym procesie #
Dla przewoźników niezwykle istotne jest powiązanie zlecenia z rzeczywistymi zasobami firmy.
SPEDTRANS może łączyć transport z:
- ciągnikiem,
- naczepą,
- kierowcą,
- oddziałem,
- opiekunem,
- określonym zestawem transportowym.
Dzięki temu dyspozytor pracuje nie tylko na zleceniu klienta, ale również na konkretnych zasobach przedsiębiorstwa.
Pozwala to tworzyć znacznie pełniejszy obraz realizacji transportu.
5. Spedycja i współpraca z przewoźnikami #
W przypadku zleceń realizowanych przez podwykonawców kluczowy staje się proces wyboru i obsługi przewoźnika.
System może wspierać m.in.:
- przypisanie przewoźnika do transportu,
- przechowywanie danych przewoźnika,
- kontrolę warunków współpracy,
- generowanie dokumentów,
- rejestrację kosztu transportu,
- późniejsze rozliczenie usługi,
- analizę rentowności.
Dzięki temu przychód od klienta oraz koszt przewoźnika mogą zostać powiązane z tym samym procesem biznesowym.
A to pozwala odpowiedzieć na jedno z najważniejszych pytań w spedycji:
ile rzeczywiście zarobiliśmy na tym zleceniu?
6. GPS i telematyka – dane z pojazdu bezpośrednio w procesie #
Informacja o pozycji pojazdu jest wartościowa dopiero wtedy, kiedy można ją połączyć z kontekstem biznesowym.
Samo zobaczenie samochodu na mapie nie zawsze wystarcza.
Znacznie większą wartość daje odpowiedź na pytania:
- jaki transport realizuje pojazd,
- dla jakiego klienta,
- na jakim etapie jest zlecenie,
- czy zbliża się do miejsca załadunku,
- czy dotarł do rozładunku,
- czy występuje opóźnienie.
Dlatego SPEDTRANS może być integrowany z rozwiązaniami GPS i telematycznymi.
W zależności od dostępności danych oraz urządzenia możliwe jest wykorzystanie informacji takich jak:
- pozycja GPS,
- przebieg,
- dane dotyczące pojazdu,
- informacje pochodzące z urządzeń telematycznych,
- dane powiązane z tachografem.
Integracja pozwala ograniczyć konieczność pracy w kilku niezależnych aplikacjach i przenieść część danych bezpośrednio do procesu transportowego.
Mapy z których korzysta SPEDTRANS to między innymi mapy HERE oraz mapy GOOGLE.
7. Automatyzacja reguł biznesowych #
Wiele czynności wykonywanych codziennie przez użytkowników nie wymaga decyzji człowieka.
Wymaga jedynie zastosowania określonej reguły.
Jeżeli:
A = prawda, wykonaj B.
To jeden z obszarów, w których dobrze wdrożony system może przynieść bardzo duże oszczędności czasu.
SPEDTRANS może wykorzystywać mechanizmy automatyzujące określone procesy na podstawie danych zapisanych w systemie.
Przykładem może być automatyczne:
- ustawienie określonego rodzaju zlecenia,
- przypisanie danych wynikających z wybranego pojazdu,
- aktualizacja informacji po zmianie określonego parametru,
- dobór wartości na podstawie wcześniej ustalonych warunków,
- weryfikowanie danych przed przejściem do kolejnego etapu,
- uruchamianie odpowiednich integracji.
Celem automatyzacji nie jest zastąpienie użytkownika.
Celem jest usunięcie z jego pracy czynności powtarzalnych, przewidywalnych i niewnoszących wartości.
8. Statusy i workflow – system wie, na jakim etapie jest proces #
W dobrze zorganizowanym procesie użytkownik nie powinien zastanawiać się:
„Co teraz powinienem zrobić?”
Stan procesu powinien wynikać z danych zapisanych w systemie.
Dlatego ważnym elementem SPEDTRANS są statusy oraz możliwość odwzorowania kolejnych etapów pracy.
Status może sygnalizować np.:
- nowe zlecenie,
- transport oczekujący na zaplanowanie,
- zlecenie w realizacji,
- oczekiwanie na dokumenty,
- dokumenty skompletowane,
- gotowość do fakturowania,
- rozliczenie,
- zakończenie procesu.
Dobrze zaprojektowany workflow pozwala budować kolejki pracy i eliminować sytuacje, w których zadanie „ginie”, ponieważ zostało zapisane wyłącznie w wiadomości e-mail lub pamięci pracownika.
9. Historia zmian i kontrola procesu #
Im większa organizacja, tym ważniejsza staje się możliwość odpowiedzi na pytania:
kto?
co?
kiedy?
Historia zmian oraz rejestry zdarzeń pozwalają kontrolować przebieg procesu i analizować działania wykonywane na dokumentach.
W zależności od danego obszaru system może przechowywać informacje dotyczące m.in.:
- zmiany statusów,
- zatwierdzania dokumentów,
- cofnięcia zatwierdzenia,
- innych istotnych operacji wykonywanych przez użytkowników.
Nie jest to wyłącznie funkcja administracyjna.
To również element bezpieczeństwa organizacji i możliwość późniejszego przeanalizowania przebiegu konkretnej sytuacji.
10. Dokument nie powinien być końcem procesu #
Transport generuje ogromną liczbę dokumentów.
CMR, potwierdzenia dostaw, zlecenia, faktury kosztowe, załączniki, dokumenty kierowców – wszystkie te informacje muszą finalnie znaleźć się w odpowiednim miejscu.
Tradycyjny model opiera się często na ręcznym:
- odebraniu dokumentu,
- otwarciu pliku,
- sprawdzeniu jego treści,
- odnalezieniu odpowiedniego zlecenia,
- zapisaniu dokumentu,
- wprowadzeniu informacji do systemu,
- przekazaniu procesu dalej.
SPEDTRANS pozwala ten obszar coraz szerzej cyfryzować.
11. SPEDTRANS SKANER – dokument z telefonu bezpośrednio do firmy #
Jednym z elementów cyfrowego obiegu dokumentów może być SPEDTRANS SKANER.
Rozwiązanie pozwala usprawnić dostarczanie dokumentacji do organizacji, szczególnie w procesach, w których dokument powstaje poza biurem.
Zamiast oczekiwać na fizyczne dostarczenie dokumentów, przedsiębiorstwo może dążyć do ich pozyskania znacznie wcześniej.
Ma to znaczenie przede wszystkim dla:
- kompletacji dokumentacji,
- obsługi klienta,
- kontroli realizacji,
- fakturowania,
- skrócenia czasu zamknięcia transportu.
W praktyce oznacza to możliwość szybszego przejścia z etapu:
„transport wykonany”
do etapu:
„transport gotowy do rozliczenia”.
12. OCR i AI – dokument może dostarczać dane, a nie tylko obraz #
Kolejnym etapem cyfryzacji jest wykorzystanie mechanizmów OCR i AI.
Tradycyjny system przechowuje dokument.
Nowoczesny system powinien również rozumieć jego zawartość.
Mechanizmy OCR/AI mogą wspierać rozpoznawanie informacji znajdujących się na dokumentach i wykorzystywanie ich w dalszym procesie.
W zależności od rodzaju dokumentu mogą to być przykładowo informacje dotyczące:
- numerów dokumentów,
- numerów zleceń,
- przewoźnika,
- numerów rejestracyjnych,
- danych kontrahenta,
- wartości,
- dat,
- innych charakterystycznych danych.
Dzięki temu dokument może zostać automatycznie powiązany z odpowiednim procesem lub przekazany użytkownikowi do szybkiej weryfikacji.
To bardzo ważna różnica.
AI nie musi podejmować decyzji za pracownika.
W wielu przypadkach jej największą wartością jest przygotowanie danych tak, aby użytkownik zamiast wykonywać całą czynność ręcznie, jedynie ją zweryfikował.
13. Kompletacja i weryfikacja dokumentów #
Samo posiadanie pliku nie oznacza jeszcze zakończenia procesu.
Dokument musi być:
- właściwy,
- kompletny,
- czytelny,
- przypisany do odpowiedniego transportu,
- zgodny z wymaganiami procesu.
Dlatego cyfrowy obieg dokumentów powinien obejmować również kontrolę kompletności.
System może pomagać użytkownikowi odpowiedzieć:
Czy dla tego transportu mamy już wszystko, czego potrzebujemy?
To bezpośrednio przekłada się na szybkość pracy działu faktur.
14. Od wykonanego transportu do faktury #
Z punktu widzenia przedsiębiorstwa transport nie kończy się w chwili rozładunku.
Musi zostać jeszcze rozliczony.
SPEDTRANS może wspierać cały proces przygotowania sprzedaży na podstawie danych znajdujących się wcześniej w zleceniu.
Informacje o:
- kliencie,
- płatniku,
- wartości usługi,
- walucie,
- terminie płatności,
- dacie sprzedaży,
- danych dodatkowych,
mogą stanowić podstawę do przygotowania dokumentu sprzedażowego.
Dzięki temu fakturowanie nie jest osobnym procesem rozpoczynanym od zera.
Jest kontynuacją transportu.
15. KSeF – faktura jako część cyfrowego procesu #
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur powoduje, że proces fakturowania staje się jeszcze bardziej cyfrowy.
SPEDTRANS może wspierać obsługę KSeF, dzięki czemu użytkownik pracuje na fakturze w ramach procesu realizowanego w systemie, a następnie może przekazać dokument do systemu państwowego.
Kluczowe znaczenie ma przy tym nie samo techniczne wysłanie pliku.
Znaczenie ma poprawność danych na wcześniejszych etapach.
Dlatego dobry proces KSeF zaczyna się dużo wcześniej:
na kartotece kontrahenta, danych NIP, kraju, fakturze, sposobie rozliczenia i regułach biznesowych.
To pokazuje, dlaczego integracja procesów jest tak ważna.
Błąd powstały na początku obiegu może pojawić się później w fakturze.
Dlatego system powinien pomagać ograniczać go możliwie wcześnie.
16. Faktury korygujące i bardziej złożone scenariusze #
Rzeczywisty proces fakturowania nie kończy się na standardowej fakturze sprzedaży.
W przedsiębiorstwach występują również bardziej złożone przypadki:
- korekty,
- zaliczki,
- płatności etapowe,
- różne waluty,
- różne stawki VAT,
- samofakturowanie,
- faktury częściowe,
- przypadki krajowe i zagraniczne.
Dlatego system powinien odwzorowywać nie tylko scenariusz podstawowy, ale również wyjątki wynikające z rzeczywistego modelu działalności klienta.
To jeden z obszarów, w których szczególnie ważna staje się analiza wdrożeniowa.
Nie chodzi bowiem jedynie o pytanie:
„Czy system wystawia fakturę?”
Znacznie ważniejsze jest:
„Czy sposób wystawienia faktury odpowiada procesowi konkretnej organizacji?”
17. E-faktura europejska i wymiana danych z zagranicznymi partnerami #
Cyfryzacja faktur nie kończy się na KSeF.
Firmy działające międzynarodowo coraz częściej muszą obsługiwać ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wymagane przez zagranicznych klientów lub partnerów.
Dlatego architektura procesu powinna uwzględniać również możliwość generowania danych w standardach wykorzystywanych w elektronicznym fakturowaniu, takich jak rozwiązania oparte na EN 16931 czy Peppol.
W takich projektach kluczowe jest prawidłowe zmapowanie:
- pól systemu,
- pól wymaganych przez odbiorcę,
- słowników,
- kodów,
- zasad walidacji,
- scenariuszy biznesowych.
To pokazuje szerszą filozofię MACIOSOFT.
Nie budujemy jedynie dokumentu.
Budujemy przepływ danych pomiędzy przedsiębiorstwami i systemami.
18. Koszt transportu – druga strona rentowności #
Przychód pokazuje, za ile sprzedaliśmy usługę.
Nie pokazuje jednak, ile na niej zarobiliśmy.
Dlatego drugim kluczowym elementem procesu jest koszt.
SPEDTRANS może umożliwiać rejestrację kosztów i powiązanie ich z odpowiednim:
- zleceniem,
- transportem,
- pojazdem,
- przewoźnikiem,
- innym obiektem analitycznym.
Koszt może wynikać np. z:
- usługi przewoźnika,
- paliwa,
- opłat drogowych,
- eksploatacji,
- innych wydatków związanych z realizacją procesu.
Im dokładniejsze przypisanie kosztów, tym dokładniejsza późniejsza analiza rentowności.
19. Rentowność – wynik powinien być widoczny w systemie #
Jednym z najważniejszych zastosowań danych z TMS jest możliwość odpowiedzi na pytanie:
na czym naprawdę zarabiamy?
Analiza może dotyczyć m.in.:
- pojedynczego zlecenia,
- klienta,
- spedytora,
- oddziału,
- kierunku,
- przewoźnika,
- pojazdu,
- określonego okresu,
- rodzaju działalności.
Dopiero zestawienie przychodu z rzeczywistymi kosztami pokazuje pełniejszy obraz działalności.
Dlatego SPEDTRANS powinien być traktowany nie tylko jako system operacyjny.
To również źródło danych zarządczych.
20. Integracja z księgowością – koniec podwójnego wprowadzania danych #
W wielu przedsiębiorstwach TMS odpowiada za operacje, a osobny system ERP lub finansowo-księgowy odpowiada za księgowość.
Nie oznacza to jednak, że użytkownik powinien dwa razy wpisywać te same dane.
SPEDTRANS może integrować się z zewnętrznymi systemami finansowo-księgowymi.
Przykładami takich obszarów są integracje z rozwiązaniami takimi jak:
- ENOVA,
- Comarch CDN XL,
- inne systemy wykorzystywane przez klienta.
Zakres integracji może obejmować różne scenariusze, np.:
- kontrahentów,
- konta księgowe,
- rejestry sprzedaży,
- rejestry kosztowe,
- dokumenty,
- informacje o płatnościach,
- inne dane potrzebne działowi finansowemu.
Integracja może być realizowana poprzez:
- API,
- pliki wymiany danych,
- widoki bazodanowe,
- inne uzgodnione mechanizmy techniczne.
Najważniejszy jest efekt:
dane przepływają pomiędzy systemami bez konieczności wielokrotnego wykonywania tej samej pracy.
21. API – SPEDTRANS jako część większego ekosystemu IT #
Współczesny TMS nie może być zamkniętym środowiskiem.
Firmy korzystają z wielu systemów:
- ERP,
- WMS,
- CRM,
- platform klientów,
- giełd transportowych,
- telematyki,
- portali,
- aplikacji mobilnych,
- systemów finansowych,
- narzędzi BI.
Dlatego rozwój API oraz integracji jest jednym z kluczowych kierunków SPEDTRANS.
Dzięki API możliwe jest budowanie automatycznej komunikacji pomiędzy SPEDTRANS a zewnętrznymi rozwiązaniami.
System może:
odbierać dane, przetwarzać je i przekazywać dalej.
To otwiera drogę do budowania znacznie bardziej zautomatyzowanych procesów.
22. Integracja nie oznacza tylko przesłania pliku #
Dobra integracja nie polega na technicznym przeniesieniu danych z punktu A do punktu B.
Najpierw trzeba zrozumieć proces.
Należy ustalić:
- które dane są źródłowe,
- w którym systemie powstają,
- kto jest ich właścicielem,
- kiedy powinny być przesyłane,
- które pola są obowiązkowe,
- co zrobić, jeśli dane są niepełne,
- jak obsłużyć zmianę,
- jak obsłużyć błąd,
- jak odwzorować słowniki,
- jak obsłużyć wyjątki.
Dlatego w MACIOSOFT integrację traktujemy przede wszystkim jako projekt biznesowo-techniczny, a nie wyłącznie zadanie programistyczne.
23. BI i raportowanie – dane mają pomagać podejmować decyzje #
Każda operacja wykonana w systemie tworzy dane.
Dopiero ich odpowiednia analiza zamienia je w wiedzę.
SPEDTRANS może być źródłem dla raportów operacyjnych i analiz BI.
Pozwala to analizować m.in.:
- liczbę zleceń,
- sprzedaż,
- koszty,
- marżę,
- rentowność,
- pracę poszczególnych działów,
- obciążenie użytkowników,
- czas realizacji procesów,
- kompletację dokumentów,
- fakturowanie,
- efektywność pracy.
Możliwe jest budowanie analiz odpowiadających na bardzo konkretne pytania biznesowe.
Przykładowo:
Ile zleceń obsługuje pracownik?
Ile dokumentów przypada na jedno zlecenie?
Jak długo trwa proces od realizacji transportu do wystawienia faktury?
Którzy klienci generują największą sprzedaż?
Którzy generują największą marżę?
Gdzie powstają opóźnienia?
Który etap procesu wymaga największej liczby ręcznych operacji?
To właśnie w tym miejscu dane operacyjne zaczynają wspierać decyzje zarządcze.
24. Mierzymy nie tylko wynik. Mierzymy również proces. #
Jednym z ważnych kierunków rozwoju analityki jest odejście od patrzenia wyłącznie na końcowy wynik.
Jeżeli firma wystawiła 10 000 faktur, sama liczba niewiele mówi o efektywności działu.
Znacznie ciekawsze jest:
- ile zleceń odpowiadało tym dokumentom,
- ile czynności należało wykonać,
- ile dokumentów wymagało ręcznej obsługi,
- ile zostało przetworzonych automatycznie,
- ile razy użytkownik musiał poprawiać dane,
- ile czasu zajęło zamknięcie procesu.
Dopiero takie informacje pozwalają naprawdę optymalizować organizację.
25. Portal Klienta – informacja dostępna bez angażowania pracownika #
Kolejnym etapem cyfryzacji jest udostępnianie wybranych danych klientom.
W tradycyjnym modelu klient kontaktuje się z opiekunem:
Gdzie jest samochód?
Czy transport został wykonany?
Czy macie już dokumenty?
Czy została wystawiona faktura?
Każde takie pytanie wymaga czasu pracownika.
Portal Klienta może część tego procesu przenieść do samoobsługi.
W zależności od zakresu rozwiązania klient może otrzymywać dostęp do wybranych informacji dotyczących współpracy.
Zyskuje większą transparentność.
Firma ogranicza liczbę powtarzalnych zapytań.
26. Integracja z klientem – zlecenie może powstać bez przepisywania #
Jeszcze większą wartość daje bezpośrednia wymiana danych.
Jeżeli klient posiada własny system, zlecenie nie musi być przesyłane w wiadomości e-mail, a następnie ręcznie przepisywane przez pracownika.
Może zostać przekazane elektronicznie.
Taki model pozwala:
- skrócić czas rejestracji,
- ograniczyć błędy,
- przyspieszyć rozpoczęcie realizacji,
- zachować jednolitą strukturę danych,
- automatycznie przekazywać późniejsze aktualizacje.
W efekcie pracownik nie zajmuje się przepisywaniem informacji.
Może zająć się obsługą procesu.
27. Cyfrowy bliźniak procesu transportowego #
Jednym z kierunków, w których zmierza rozwój systemów takich jak SPEDTRANS, jest coraz dokładniejsze cyfrowe odwzorowanie rzeczywistych procesów.
Możemy wyobrazić sobie sytuację, w której dla danego transportu system posiada informacje o:
- kliencie,
- ładunku,
- trasie,
- punktach załadunku i rozładunku,
- pojeździe,
- kierowcy,
- pozycji GPS,
- przewoźniku,
- dokumentach,
- przychodzie,
- kosztach,
- fakturze,
- płatności,
- statusie całego procesu.
Powstaje wówczas swoisty cyfrowy bliźniak procesu transportowego.
Nie jest to już pojedynczy rekord w bazie danych.
To dynamiczny model usługi realizowanej przez przedsiębiorstwo.
Im więcej procesów jest ze sobą połączonych, tym większe możliwości automatyzacji, raportowania i wykorzystania AI.
28. AI w transporcie – praktyczne zastosowanie zamiast technologii dla technologii #
W MACIOSOFT nie patrzymy na AI wyłącznie jako modne hasło.
Największą wartość sztuczna inteligencja daje wtedy, kiedy rozwiązuje konkretny problem użytkownika.
Może pomagać m.in. w:
- analizowaniu dokumentów,
- rozpoznawaniu danych,
- klasyfikowaniu informacji,
- wyszukiwaniu powiązań,
- sugerowaniu działań,
- wychwytywaniu odstępstw,
- przygotowywaniu danych do decyzji człowieka.
Najważniejsze pytanie nie brzmi więc:
„Gdzie możemy dodać AI?”
Tylko:
„Która czynność wykonywana dzisiaj ręcznie może zostać wykonana szybciej, dokładniej albo automatycznie?”
29. SPEDTRANS rozwija się razem z organizacją #
Jedną z największych różnic pomiędzy prostym programem a systemem klasy TMS jest możliwość dostosowania rozwiązania do zmieniającego się przedsiębiorstwa.
Firma może rozpocząć od określonego zakresu.
Wraz ze wzrostem organizacji mogą pojawić się nowe potrzeby:
- dodatkowy oddział,
- nowy sposób obsługi zleceń,
- nowy system księgowy,
- nowy klient wymagający integracji,
- nowe źródło GPS,
- dodatkowa automatyzacja,
- KSeF,
- portal klienta,
- BI,
- API,
- elektroniczny obieg dokumentów.
System może być wówczas rozwijany razem z przedsiębiorstwem.
30. Nie każda zmiana wymaga nowego systemu #
To bardzo ważna część filozofii MACIOSOFT.
Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa nie zawsze trzeba wymieniać cały TMS.
Często znacznie lepszym rozwiązaniem jest:
- przeanalizowanie procesu,
- uporządkowanie danych,
- zmiana konfiguracji,
- rozszerzenie istniejącej funkcji,
- uruchomienie nowego modułu,
- przygotowanie automatyzacji,
- wykonanie integracji.
Dzięki temu inwestycje mogą być realizowane etapami.
31. Wdrożenie zaczyna się od procesu, nie od instalacji programu #
Dobry system nie naprawi źle zaprojektowanego procesu tylko dlatego, że został zainstalowany na komputerze.
Dlatego wdrożenie SPEDTRANS powinno rozpoczynać się od zrozumienia sposobu działania przedsiębiorstwa.
Analizujemy:
- jak obecnie pracują użytkownicy,
- gdzie powstają dane,
- kto je wprowadza,
- kto z nich korzysta,
- gdzie dane są przepisywane,
- gdzie występują opóźnienia,
- które czynności są ręczne,
- które mogą zostać zautomatyzowane,
- gdzie istnieją wyjątki,
- które informacje są naprawdę potrzebne.
Dopiero później technologia powinna odwzorować docelowy model.
32. System dopasowany do procesu – ale proces również powinien się zmieniać #
Dostosowanie systemu nie oznacza bezrefleksyjnego kopiowania każdego dotychczasowego sposobu pracy.
Wdrożenie jest również okazją do zadania pytania:
Czy naprawdę nadal powinniśmy robić to w ten sposób?
Część procesów warto przenieść do systemu.
Część można uprościć.
Część można połączyć.
A część wyeliminować całkowicie.
Dlatego dobry projekt wdrożeniowy jest połączeniem:
technologii + analizy + doświadczenia + zmiany organizacyjnej.
33. MACIOSOFT – technologia blisko biznesu #
SPEDTRANS jest rozwijany dla środowiska TSL.
Ale sama znajomość technologii nie wystarcza, aby dobrze rozwijać TMS.
Trzeba rozumieć również codzienne problemy użytkowników.
Spedytor patrzy na zlecenie inaczej niż księgowa.
Dyspozytor inaczej niż dział rozliczeń.
Handlowiec inaczej niż właściciel firmy.
Kierownik chce widzieć proces.
Zarząd chce widzieć wynik.
Dlatego system powinien łączyć te perspektywy.
Każdy użytkownik może pracować na innym fragmencie procesu, ale dane powinny tworzyć jedną całość.
34. Nasza wizja #
Od systemu TMS do cyfrowego środowiska zarządzania transportem #
Naszą wizją nie jest stworzenie największej liczby funkcji.
Naszą wizją jest stworzenie środowiska, w którym technologia przejmuje coraz większą część czynności technicznych i administracyjnych, a człowiek skupia się na tym, w czym jest naprawdę potrzebny.
Na:
- podejmowaniu decyzji,
- budowaniu relacji,
- negocjacjach,
- reagowaniu na sytuacje wyjątkowe,
- analizie,
- rozwoju biznesu.
System powinien wykonywać pracę powtarzalną.
Człowiek powinien podejmować decyzje.
35. Jedna informacja – wiele zastosowań #
Fundamentalną zasadą cyfryzacji jest ograniczenie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
Jeżeli informacja została już wprowadzona do systemu, powinna być – tam, gdzie jest to możliwe – wykorzystana dalej.
Przykładowo dane klienta mogą służyć do:
zlecenia → transportu → dokumentu → faktury → księgowości → raportu.
Dane nie powinny kończyć życia w jednym ekranie.
Powinny przepływać razem z procesem.
36. Automatyzacja tam, gdzie ma sens #
Nie każdą czynność trzeba automatyzować.
Nie każdy proces powinien działać bez udziału człowieka.
Największe korzyści daje automatyzowanie tych obszarów, które są:
- częste,
- powtarzalne,
- przewidywalne,
- oparte na jednoznacznych danych,
- czasochłonne w skali całej organizacji.
Czasami oszczędność 30 sekund na jednej operacji nie wydaje się znacząca.
Jeżeli jednak operacja jest wykonywana 1000 razy miesięcznie przez wiele osób, powstaje realna oszczędność czasu.
I właśnie w takich miejscach powinniśmy szukać zwrotu z cyfryzacji.
37. Dane powinny być dostępne tam, gdzie powstaje decyzja #
Informacja ma wartość tylko wtedy, kiedy trafia do właściwej osoby we właściwym czasie.
Dlatego rozwój SPEDTRANS oznacza nie tylko gromadzenie większej liczby danych.
Chodzi przede wszystkim o ich odpowiednie udostępnianie.
Spedytor potrzebuje informacji operacyjnej.
Dział dokumentów potrzebuje wiedzieć, czego brakuje.
Księgowość potrzebuje danych finansowych.
Handlowiec potrzebuje wiedzy o kliencie.
Zarząd potrzebuje wskaźników.
Dobry system powinien umożliwiać każdemu z tych użytkowników zobaczenie tego samego procesu z odpowiedniej perspektywy.
38. Integracje jako przewaga konkurencyjna #
Coraz częściej przewagę przedsiębiorstwa buduje nie pojedyncza aplikacja, ale sposób, w jaki wszystkie używane systemy ze sobą współpracują.
TMS.
ERP.
Telematyka.
KSeF.
System klienta.
System przewoźnika.
BI.
OCR.
AI.
Portal.
API.
Jeżeli każdy z nich funkcjonuje niezależnie, przedsiębiorstwo nadal ponosi koszt ręcznej wymiany informacji.
Jeżeli zostaną połączone, możliwe jest stworzenie prawdziwego cyfrowego procesu.
Dlatego integracje traktujemy jako jeden z fundamentów dalszego rozwoju SPEDTRANS.
39. Od informacji reaktywnej do informacji predykcyjnej #
Tradycyjny system mówi użytkownikowi:
„co się wydarzyło”.
Nowoczesny system powinien coraz częściej pomagać odpowiedzieć również:
„co prawdopodobnie wydarzy się za chwilę”.
Jeżeli dysponujemy odpowiednią jakością danych, możemy rozwijać mechanizmy związane m.in. z:
- wykrywaniem ryzyka opóźnienia,
- identyfikacją brakujących dokumentów,
- wychwytywaniem nietypowych kosztów,
- analizą rentowności,
- oceną ryzyka kontrahenta,
- prognozowaniem obciążenia,
- podpowiadaniem kolejnych działań.
To jeden z kierunków, w których widzimy zastosowanie danych i AI w systemach TMS.
40. Mniej ekranów. Mniej przepisywania. Więcej kontroli. #
Ostatecznie technologia ma prowadzić do bardzo praktycznego rezultatu.
Pracownik powinien:
mniej przepisywać,
mniej szukać,
mniej sprawdzać ręcznie,
mniej przełączać się pomiędzy systemami.
A jednocześnie:
szybciej podejmować decyzje,
łatwiej kontrolować proces,
wcześniej zauważać problem,
mieć dostęp do pełniejszej informacji.
SPEDTRANS dla spedytora #
Dla spedytora oznacza to jedno miejsce do pracy nad transportem:
- zlecenie,
- klient,
- trasa,
- przewoźnik,
- dokumenty,
- status,
- przychód,
- koszt.
Mniej administracji oznacza więcej czasu na obsługę transportu i klienta.
SPEDTRANS dla dyspozytora #
Dyspozytor może pracować na danych dotyczących:
- pojazdów,
- kierowców,
- tras,
- transportów,
- GPS,
- statusów realizacji.
Dzięki integracji danych łatwiej zbudować rzeczywisty obraz aktualnej sytuacji operacyjnej.
SPEDTRANS dla działu dokumentów i faktur #
Dla działów back-office największą wartością jest możliwość uporządkowania procesu:
transport → dokument → kompletacja → weryfikacja → faktura.
Skaner, cyfrowy obieg dokumentów i OCR mogą ograniczać ręczną pracę oraz skracać czas potrzebny do rozliczenia transportu.
SPEDTRANS dla księgowości #
Dział finansowy otrzymuje uporządkowane dane powstałe wcześniej w procesie.
Integracje z systemami finansowo-księgowymi mogą dodatkowo ograniczać konieczność ponownego wprowadzania tych samych informacji.
SPEDTRANS dla kierownika #
Kierownik potrzebuje odpowiedzi na pytania:
- gdzie jest problem,
- kto ma zadanie,
- ile pracy wykonuje zespół,
- jak długo trwa proces,
- co wymaga interwencji.
Dane operacyjne i raporty pozwalają zarządzać nie tylko wynikiem, ale również sposobem jego osiągania.
SPEDTRANS dla zarządu #
Zarząd potrzebuje informacji zagregowanej.
Nie każdego pojedynczego zlecenia.
Potrzebuje wiedzieć:
- gdzie firma zarabia,
- gdzie traci,
- które procesy są nieefektywne,
- gdzie warto inwestować,
- co można zautomatyzować,
- jak zmienia się produktywność,
- czy inwestycja w technologię przynosi zwrot.
Dlatego kolejnym etapem dojrzałości cyfrowej jest połączenie danych TMS z analityką biznesową.
Cyfryzacja nie polega na zamianie papieru na ekran #
Jeżeli proces wykonywany wcześniej ręcznie zostanie dokładnie odwzorowany w systemie, ale nadal wymaga tej samej liczby czynności, nie zawsze możemy mówić o realnej transformacji.
Prawdziwa cyfryzacja zaczyna się wtedy, kiedy dzięki technologii:
- eliminujemy czynność,
- łączymy kilka czynności w jedną,
- dane uzupełniają się automatycznie,
- system kontroluje poprawność,
- system wymienia informacje z innym systemem,
- użytkownik zajmuje się wyjątkiem zamiast standardowym przypadkiem.
I właśnie w tym kierunku rozwijamy SPEDTRANS.
Technologia powinna zwracać czas #
ROI z cyfryzacji nie zawsze trzeba mierzyć wyłącznie oszczędnością kosztów IT.
Zwrot może wynikać również z:
- czasu odzyskanego przez pracowników,
- szybszego fakturowania,
- mniejszej liczby błędów,
- krótszego czasu kompletacji dokumentów,
- lepszej kontroli należności,
- szybszego dostępu do informacji,
- większej liczby obsługiwanych transportów bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia,
- dokładniejszej analizy rentowności.
Każda minuta czynności, której użytkownik nie musi już wykonywać ręcznie, w odpowiedniej skali staje się realną wartością biznesową.
SPEDTRANS – system zbudowany wokół rzeczywistych procesów TSL #
Transport jest skomplikowany.
I system obsługujący transport nie może udawać, że wszystkie firmy pracują według jednego schematu.
Dlatego SPEDTRANS rozwijamy w oparciu o rzeczywiste procesy przedsiębiorstw.
O problemy, które pojawiają się w codziennej pracy.
O wyjątki, których nie widać na prostym diagramie procesu.
O integracje, których wymagają klienci.
O dane, których potrzebują spedytorzy, księgowość, kierownicy i zarząd.
O automatyzacje, które rzeczywiście oszczędzają czas.
MACIOSOFT – technologia dla transportu, która rozwija się razem z biznesem #
Naszym celem nie jest tylko dostarczanie oprogramowania.
Chcemy pomagać przedsiębiorstwom budować spójne, mierzalne i coraz bardziej zautomatyzowane procesy.
SPEDTRANS jest fundamentem tego środowiska.
Integracje rozszerzają jego możliwości.
Dane pozwalają podejmować decyzje.
Automatyzacja ogranicza powtarzalną pracę.
AI wspiera człowieka tam, gdzie analiza informacji zabiera mu czas.
A dobrze przeprowadzone wdrożenie łączy wszystkie te elementy w proces dopasowany do konkretnego przedsiębiorstwa.
Nasza wizja jest prosta: #
System powinien wiedzieć więcej, zanim użytkownik będzie musiał o to zapytać.
Dane powinny przepływać pomiędzy działami i systemami bez ciągłego przepisywania.
Automatyzacja powinna eliminować rutynę.
AI powinno rozwiązywać rzeczywiste problemy biznesowe.
A człowiek powinien mieć więcej czasu na decyzje, relacje i rozwój przedsiębiorstwa.
To jest kierunek, w którym rozwijamy SPEDTRANS.
Od klasycznego systemu TMS do cyfrowego środowiska zarządzania transportem.
Cena i Dlaczego warto wybrać pakiet startowy SPEDTRANS Optimum? #
- Niski próg wejścia: Rozpocznij pracę z systemem już za 2400 zł netto – jest to koszt pierwszej licencji i 1600 zł netto za każdą kolejną licencję. Możliwość zakupu systemu w abonamencie dostosowanym do potrzeb Twojej firmy.
- Kompleksowe zarządzanie: Dzięki SPEDTRANS Optimum Start masz pełną kontrolę nad wszystkimi operacjami transportowymi. System umożliwia zarządzanie zleceniami, fakturowaniem, CRM oraz kosztami operacyjnymi w jednym miejscu.
- Elastyczność i skalowalność: Możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły, takie jak zarządzanie magazynem, zarządzanie flotą, planowanie tras czy integracje z giełdami transportowymi. System rozwija się razem z Twoją firmą.
- Możliwość integracji z systemami ERP i FK: SPEDTRANS Optimum Start integruje się z systemami finansowo-księgowymi, takimi jak Optima, Symfonia czy Enova, co usprawnia przepływ danych i kontrolę finansową.
- Szybkie wdrożenie: SPEDTRANS Optimum Start jest gotowy do pracy w ciągu kilku dni. Oferujemy zdalną instalację, konfigurację i pełne wsparcie techniczne, co pozwala na szybkie wdrożenie bez zbędnych przestojów.
- Wsparcie techniczne i regularne aktualizacje: Oferujemy pełne wsparcie techniczne oraz regularne aktualizacje systemu, które zapewniają ciągłość działania i dostęp do najnowszych funkcji.