Wprowadzenie #

Moduł Reklamacje pozwala na rejestrowanie oraz rozpatrywanie reklamacji. Moduł ten może być wykorzystany do obsługi roszczeń związanych z:

• Zleceniami transportowo-spedycyjnymi.

• Zleceniami serwisu.

• Produkcją.

• Zamówieniami.

Moduł ten obejmuje zarówno reklamacje przychodzące, jak i wychodzące (składane przez naszą firmę).

Zawartość #

Rejestr reklamacji znajduje się w menu głównym programu pod adresem Rejestry > Reklamacje.

Kluczowe elementy dokumentu reklamacji #

• Typ dokumentu: Konieczne jest wybranie typu dokumentu, do jakiego składana jest reklamacja (np. zlecenie spedycyjne).

• Dokumenty powiązane: Musisz wskazać konkretny dokument lub dokumenty (np. numery zleceń) objęte reklamacją.

• Dodatkowe informacje: Pole do opisu reklamacji.

• Notatki: Pole na notatki dodawane w trakcie rozpatrywania reklamacji.

• Ważne terminy: Terminy związane z reklamacją.

• Pliki powiązane: Skanów dokumentów powiązanych z rozpatrywaną reklamacją.

Zamknięcie reklamacji: Reklamacja zostaje zamknięta po zmianie jej statusu. Status/statusy uznawane za “zamknięcie” są definiowane w konfiguracji programu.

Instrukcja #

Poniżej przedstawiono kroki tworzenia nowego dokumentu reklamacji:

1. Otwórz rejestr #

Przejdź do Rejestry > Reklamacje.

2. Utwórz nowy dokument #

Kliknij Nowy (lub utwórz dokument na podstawie istniejącego, wybierając odpowiedni typ dokumentu).

3. Wybierz typ dokumentu #

Wskaż, jakiego typu dokumentu dotyczy reklamacja (np. zlecenie transportu).

4. Powiąż dokumenty #

Poniżej użyj funkcji Nowy, aby wybrać konkretne dokumenty (zlecenia, faktury, itp.), których dotyczy roszczenie.

5. Uzupełnij opis #

Wprowadź opis reklamacji w polu Dodatkowe informacje.

6. Zarządzaj terminami i plikami #

Uzupełnij zakładki Notatki, Ważne terminy oraz Pliki powiązane (tutaj można podpiąć skany dokumentów związanych z rozpatrywaną reklamacją).

7. Zmień status (zamknięcie) #

Reklamacja zostaje zamknięta po zmianie jej statusu na status zdefiniowany jako status zamykający.

Najczęstsze błędy #

1. Brak możliwości zamknięcia reklamacji #

    ◦ Przyczyna: Reklamacja nie może być zamknięta, jeśli nie został jej nadany odpowiedni status.

    ◦ Rozwiązanie: Należy zmienić status dokumentu. W konfiguracji programu, w sekcji Narzędzia > Konfiguracja programu > Reklamacje, należy upewnić się, że został wybrany status/y reklamacji, który spowoduje, że będzie ona traktowana jako zamknięta.

2. Niekompletne dane w plikach powiązanych #

    ◦ Rozwiązanie: Należy skanować i podpiąć wszelkie dokumenty związane z obsługą reklamacji w zakładce Pliki powiązane.