Wstęp #

Kompletacja dokumentów służy do zarządzania pełnym zestawem plików związanych ze zleceniem transportowym. Jej istotą nie jest wyłącznie możliwość dołączania załączników. System już podczas rejestrowania zlecenia określa, jakie rodzaje dokumentów są wymagane, a następnie kontroluje ich dostarczenie oraz formę.

Dzięki temu użytkownik nie musi każdorazowo sprawdzać zawartości zlecenia i porównywać jej z wymaganiami klienta lub przewoźnika. Status kompletacji pokazuje, czy dokumentacja jest pełna oraz czego jeszcze brakuje do zakończenia procesu.

Znaczenie w procesie. Komplet dokumentów jest warunkiem sprawnego rozliczenia przewoźnika, wystawienia i wysłania faktury wraz z wymaganymi załącznikami oraz ograniczenia opóźnień wynikających z brakujących CMR, potwierdzeń dostawy lub innych dokumentów.

Opis działania #

Zakres kontroli #

• rodzaje dokumentów wymagane dla danego zlecenia
• dostarczenie skanu lub oryginału
• powiązanie dokumentu z wysyłką faktury
• aktualny status i datę kompletacji
• liczbę brakujących oryginałów
• sposób, w jaki dokumenty powinny zostać przekazane

Logika statusów kompletacji #

Status może być wyliczany automatycznie na podstawie wymaganych i dołączonych plików albo nadawany ręcznie -zależnie od konfiguracji systemu oraz uprawnień użytkownika.

Status	Kolor	Znaczenie
Nieskompletowane	Czerwony	Nie dostarczono wszystkich wymaganych dokumentów.
Skompletowane bez oryginałów	Pomarańczowy	Wymagane dokumenty są dostępne, ale brakuje co najmniej jednego wymaganego oryginału.
Skompletowane bez weryfikacji- w przygotowaniu	Pomarańczowy	Dokumenty dostarczono, lecz co najmniej jeden plik wymagający weryfikacji nie został jeszcze zaakceptowany ani odrzucony.
Skompletowane	Zielony	Spełniono wszystkie wymagania: dokumenty są dołączone, wymagane oryginały dostarczone,

UWAGA Pomarańczowy poziom oznacza stan pośredni. W zależności od niespełnionego warunku system prezentuje wariant „Skompletowane bez oryginałów”

Status kompletacji na rejestrze zleceń

Konfiguracja #

Konfiguracja wymagań dokumentowych #

Wymagania można zdefiniować na trzech poziomach. Pozwala to łączyć reguły stałe z indywidualnymi wymaganiami kontrahenta i wyjątkami dotyczącymi pojedynczego zlecenia.

Poziom	Zastosowanie	Znaczenie
Rodzaj zlecenia	Stałe wymagania dla wybranego rodzaju zlecenia	Baza konfiguracji kompletacji
Kontrahent	Wymagania przypisane do kartoteki kontrahenta	Poziom nadrzędny wobec wymagań wynikających z rodzaju zlecenia.
Konkretne zlecenie	Jednorazowa konfiguracja ręczna	Obsługa wyjątku bez zmiany reguł stałych.

Parametry wymaganego rodzaju pliku #

• Oryginał wymagany – do pełnej kompletacji potrzebny jest dokument w oryginale. Bez zaznaczenia wystarczy skan
• Wymagany z fakturą – plik jest automatycznie dołączany jako dodatkowy załącznik podczas wysyłki faktury do klienta

Konfiguracja rodzajów plików wymaganych do kompletacji pod rodzajem zlecenia

Konfiguracja rodzajów plików wymaganych do kompletacji pod kartoteką kontrahenta

Konfiguracja sposobu kompletacji #

Sposób kompletacji określa, jak dokumenty mają zostać przekazane i obsłużone. Lista sposobów jest słownikiem otwartym, dlatego organizacja może dopasować nazwy i warianty do własnego procesu.

• w konfiguracji ogólnej prowadzi się otwarty słownik sposobów kompletacji;
• dla nowych kartotek kontrahentów można ustawić domyślny sposób kompletacji;
• w kartotece kontrahenta sposób kompletacji określa się dla Sprzedaży;
• na konkretnym zleceniu można jednorazowo wskazać sposób kompletacji dla Zleceniodawcy

Słownik sposobów kompletacji dokumentów

Dodatkowe funkcjonalności #

Sposoby dołączania dokumentów #

Kanał	Opis i zastosowanie
Manualnie	Wybór pliku z katalogu albo przeciągnięcie go metodą drag & drop.
OCR+ AI	Rozpoznanie dokumentu i przypisanie go do właściwego zlecenia lub rodzaju dokumentu w ramach obsługi OCR AI.
Aplikacje mobilne SPEDTRANS	Przekazywanie dokumentów przede wszystkim przez kierowców własnej floty.
Wygasające linki	Bezpieczne, czasowe udostępnienie możliwości dodania plików; szczególnie użyteczne dla kierowców zewnętrznych przewoźników, ale także dla własnej floty.
Integracje z telematy	Automatyczne przekazywanie dokumentów z aplikacji lub urządzeń współpracujących z systemem telematycznym.

W aplikacjach mobilnych SPEDTRANS oraz w Wygasających linkach użytkownik otrzymuje wprost informację, jaki rodzaj pliku ma dołączyć. Ogranicza to pomyłki i przyspiesza przypisanie dokumentów do zlecenia.

Tryby obsługi statusu #

Tryb	Działanie
Automatyczny	System sam zmienia status na podstawie listy wymaganych dokumentów, dostarczonych plików, oryginałów oraz wyników weryfikacji
Ręczny	Uprawniony użytkownik sam określa status kompletacji na zleceniu
Półautomatyczny	System wylicza status, a uprawniony użytkownik może go również zmienić ręcznie

Uprawnienia użytkownika określają, kto może manualnie zmieniać status. W trybie ręcznym i półautomatycznym osoba posiadająca odpowiednie uprawnienie może również cofnąć kompletację.

Widoczność na rejestrze zleceń #

• kolumna Status kompletacji z czytelnym oznaczeniem kolorystycznym
• data kompletacji dla sposobu kompletacji Zleceniodawcy
• sposoby kompletacji dla Zleceniodawcy
• informacja, ile plików w oryginale pozostaje jeszcze do dostarczenia — dla dokumentów z zaznaczonym wymaganiem oryginału.

Powiązanie z wysyłką faktury #

Dokument oznaczony jako Wymagany z fakturą jest automatycznie dodawany do wiadomości jako dodatkowy załącznik podczas wysyłki faktury do klienta. Pozwala to realizować wymagania kontrahenta bez ręcznego wyszukiwania plików i ogranicza ryzyko wysłania niepełnego zestawu dokumentów.

Automatyczna komunikacja przez Email serwer (opcjonalnie) #

• przypomnienie do przewoźnika o braku kompletacji dokumentów wraz z informacją o wymaganym sposobie ich dostarczenia
• informacja o zaakceptowaniu pliku
• informacja o odrzuceniu pliku wraz z powodem odrzucenia

Automatyzacja komunikacji skraca czas oczekiwania na dokumenty, ogranicza liczbę ręcznych monitów i tworzy spójny proces obsługi braków.

Praktyczne zastosowanie #

Przykładowy przebieg procesu #

1. Rejestracja zlecenia – System ustala wymagane rodzaje dokumentów na podstawie rodzaju zlecenia, kontrahenta i ewentualnych ustawień jednorazowych.
2. Przekazanie wymagań – Kierowca, przewoźnik lub pracownik widzi, jakie dokumenty należy dostarczyć i w jaki sposób.
3. Dołączenie plików – Dokumenty trafiają do zlecenia jednym z dostępnych kanałów.
4. Kontrola warunków – System sprawdza komplet, wymagane oryginały
5. Aktualizacja statusu – Status zmienia się automatycznie lub ręcznie zgodnie z wybranym trybem.
6. Rozliczenie i wysyłka – Skompletowane dokumenty wspierają rozliczenie, a pliki wymagane z fakturą są automatycznie załączane do wiadomości.

Korzyści biznesowe #

• jednoznaczna informacja, czego brakuje w każdym zleceniu
• mniej ręcznego sprawdzania dokumentacji i mniej pomyłek
• szybsze pozyskiwanie brakujących dokumentów od przewoźników i kierowców
• kontrola jakości dzięki akceptacji i odrzucaniu plików
• rozróżnienie skanu i wymaganego oryginału
• automatyczne przygotowanie załączników do faktury
• sprawniejsze rozliczenia zleceń i krótszy czas od realizacji transportu do wysyłki faktury
• czytelny podział wymagań wobec zleceniodawcy i przewoźnika
• pełna widoczność procesu na rejestrze zleceń

EFEKT KOŃCOWY
Kompletacja dokumentów łączy wymagania kontrahentów, pracę kierowców i przewoźników, kontrolę operacyjną oraz fakturowanie w jeden uporządkowany proces. System nie tylko przechowuje pliki, ale aktywnie wskazuje braki i wspiera ich uzupełnienie.

Wideoporadnik #