Wprowadzenie #
Aby zapewnić sobie wysyłanie wiadomości pocztowych bezpośrednio z programu SPEDTRANS należy skonfigurować skrzynkę e-mail. Poniższa instrukcja dotyczy ogólnej skrzynki programu, wspólnej dla wszystkich użytkowników. Jest możliwość spersonalizowania dla każdego użytkownika parametrów skrzynki e-mail oddzielnie – zobacz konfigurowanie skrzynki e-mail użytkownika.
Instrukcje #
Konfiguracja skrzynki mailowej #
Uwaga! Jeśli posiadasz konto Gmail, Outlook lub WP, konfiguracja odbywa się w inny sposób. Zobacz wpisy dotyczące konfiguracji poczty Outlook.com , Gmail.com.
Poniższa instrukcja dotyczy skrzynek innych, niż tych postawionych na outlook.com i gmail.com.
Aby skonfigurować skrzynkę należy:
- Zaloguj się na konto Admin.
- Wejdź w zakładkę Narzędzia -> Konfiguracja
- Znajdź zakładkę Serwer poczty wychodzącej.
- Wypełnij informacje o użytkowniku.
- W informacjach odnośnie Serwera SMTP należy wypełnić dane które posiada poczta wychodząca mail:
- Szyfrowanie: np. SSL
- Serwer poczty:
- Port: np. 465
- Limit czasu serwera: 60
- Następnie wypełnij informacje o logowaniu.
- Następnie zapisujemy zmiany i wciskamy przycisk Test
- W nowo otwartym oknie klikamy przycisk Wyślij
Jeżeli mail zostanie szybko wysłany i wyskoczy komunikat w prawym dolnym rogu ekranu, że mail został wysłany prawidłowo, oznaczać to będzie że wszystko skonfigurowaliśmy prawidłowo.
W przypadku, kiedy program nie będzie mógł wysłać maila, po chwili dostaniemy komunikat że wysłanie maila nie powiodło się.
Długość czasu oczekiwania na odpowiedź, jest zależna od parametru który ustawiliśmy wcześniej.
Dodatkowe informacje:
Program również umożliwia tworzenie własnych stopek maila. Wystarczy zmienić parametr Format z Text na HTML.
W tym formacie należy przygotować stopkę, używając znaków HTML, np <b>Pogrubienie</b> <i> Kursywa </i>
<u>podkreślenie </u>
<br>- enter.
Dodatkowe opcje konfiguracyjne #
W zakładce dodatkowe opcje można skonfigurować funkcje takie jak:
- żądanie potwierdzenia odczytu
- domyślny adres e-mail jako DW
- domyślny adres e-mail jako UDW
- Kalkulacja nazw:
- możliwość ustawienia formatu nazwy pliku załącznika dla dokumentów
- możliwość ustawienia standardu nazwy teamtu maila dla dokumentów, np. [nazwa raportu] – [nazwa firmy], [nr dok.] [data]
Dodatkowe skrzynki mailowe #
Dodatkowe skrzynki e-mail pozwalają dodać dodatkowe skrzynki mailowe. Umożliwiają one zmianę nadawcy / adresu mailowego osoby wysyłającej w dowolnym momencie podczas pracy na programie. Na przykład, pomimo posiadania indywidualnej skrzynki mailowej, mogę wysłać fakturę jako księgowość, by to oni mieli kontrolę nad dalszym procesem.
Ważne! Aby móc wybrać skrzynkę, po dodaniu jej, należy po prawej stronie określić użytkownika, który ma mieć dostęp do wyboru tej skrzynki.
Najczęściej popełniane błędy #
Najczęściej pojawiający się błąd związany z brakiem możliwości wysłania maila wiążę się z nieaktualnym hasłem. Użytkownik/administrator zmienił hasło swojej skrzynki pocztowej/domeny i nie zaktualizował tej zmiany w programie SPEDTRANS.