Wprowadzenie #

Moduł Zlecenia Wyjazdu (ZLW) w systemie SPEDTRANS służy do kompleksowego rozliczania tras pojazdów, naczep i kierowców. Umożliwia pełną analizę kosztów, przychodów, zysku, spalania, zużycia paliwa oraz przejechanych kilometrów w ramach jednej trasy lub całego okresu rozliczeniowego. ZLW łączy dane ze zleceń transportowych, dokumentów kosztowych, rozliczeń tankowań oraz – opcjonalnie – z systemów GPS, tworząc jeden spójny raport efektywności.

Dzięki temu modułowi przedsiębiorstwo może rzetelnie ocenić rentowność floty, porównywać wyniki pojazdów i kierowców, analizować koszty operacyjne oraz generować raporty wspierające decyzje finansowe i operacyjne.

„ROZLICZ” – automatyczne rozliczanie tras w ZLW. Jedno kliknięcie uruchamia pełne rozliczenie pojazdów, kierowców, przychodów, kosztów stałych i tankowań w wybranym okresie. Sprawdź, jak działa mechanizm ROZLICZ i jak poprawnie go skonfigurować. Przejdź do instrukcji działania mechanizmu ROZLICZ →

Zlecenia Wyjazdu #

Rozliczanie tras poprzez Zlecenia wyjazdów umożliwia uzyskanie: #

1. Analizy realizowanej trasy zestawu (pojazd naczepa, kierowca) pod względem:
   • przychodów
   • kosztów
   • zysku
   • zużycia paliwa
   • przebytych km
   • spalania
2. Analizy wyników firmy
3. Analizy miesięcznej wszystkich pojazdów

Sposób obliczania #

Wyniki do analizy ZLW obliczane są poprzez: #

1. Zliczanie przychodów realizowanych na Zleceniach w okresie trwania ZLW przez pojazd
2. Zliczanie kosztów pojazdu, naczepy lub kierowcy
   • zapisanych bezpośrednio na Zleceniach
   • zapisanych w formie:
     • Dokumentów kosztowych (DK) przypisanych do pojazdu, naczepy lub kierowcy
     • Kosztów szacunkowych bez DK zapisanych na pojeździe, naczepie lub kierowcy
   • zapisanych w importach Tankowań – transakcje paliwa, opłaty drogowe i inne zaimportowane z kart flotowych
3. Podsumowanie km w okresie trwania ZLW wg:
   • km zapisanych na zleceniach
   • km wyliczonych mapą według trasy
   • km według liczników pojazdów
4. Podsumowanie zużycia paliwa i spalania w okresie trwania ZLW wyliczonych z:
   • transakcji tankowań według rachunków – faktyczne zużycie
   • danych podanych rpzz GPS z komputera pojazdu
   • norm spalania ustalonych na pojeździe

PODSTAWY – dodawanie i edycja danych ZLW #

Dla każdej trasy zestawu pojazd, naczepa i kierowca należy dodać i określić poszczególne parametry ZLW.

Rejestr ZLW #

Zlecenia wyjazdu/ Nowy

Okno edycji/tworzenia Zlecenia wyjazdu #

W celu zdefiniowania parametrów wg których będą zbierane i rozliczane ZLW należy uzupełnić dane podstawowe:

• Przewoźnik.
• Ciągnik.
• Naczepa / Przyczepa.
• Kierowca 1 / Kierowca 2

• Data godzina wyjazd
• Data godzina powrót

 wg kier.:

• Stan licznika przed wyjazdem
• Stan paliwa przed wyjazdem
• Stan licznika po powrocie
• Stan paliwa po powrocie

Dane z GPS wspomagają ustalenie parametrów podstawowych pojazdu

wg GPS – integracja z GPS umożliwia automatyczne pobranie danych:

• Stan licznika przed wyjazdem

• Stan paliwa przed wyjazdem

• Stan licznika po powrocie

• Stan paliwa po powrocie

Po uzupełnieniu parametrów podstawowych dla ZLW, możliwe jest dodanie i edycja danych w zakresie: #

Zlecenia transportu i spedycji #

• Nowy/ Dodaj zlecenia transportu i spedycji dla bieżącego przewoźnika i pojazdu 

Zlecenia automatycznie są wyszukiwane i dodawane do ZLW wg dat, początek i koniec zlecenia oraz Wyjazd i Powrót ZLW

Po dodaniu Zleceń na ZLW podsumowana jest Sprzedaż – jest to suma sprzedaży z poszczególnych zleceń.

Trasa #

Po dodaniu zleceń, punkty ze Zleceń tworzą trasę realizowaną w okresie ZLW

Koszty #

Po dodaniu zleceń, koszty zapisane na Zleceniach lub wpisane przez Kierowcę na SPEDTRANS mobile. Są to koszty bezpośrednie związane z realizacją poszczególnych zleceń.

Tankowania – dodanie transakcji z kart flotowych do ZLW #

Nowy/ Powiąż z danymi z rejestru tankowań i kart flotowych

Należy zaznaczyć pozycje, która mają być powiązane z ZLW i zatwierdzić OK.

Zaznaczone pozycje są powiązane z ZLW w zakładce Tankowania.

Po dodaniu transakcji z kart flotowych w polu Tankowanie paliwa zliczana jest suma litrów zużytego paliwa.

Koszty stałe #

koszty okresowe podzielone na ZLW występujące w rozliczanym okresie.

Sposób działania opisany w Dziale – ROZLICZANIE.

Wyniki ZLW – podsumowanie i analiza danych #

Edycja ZLW w różnych polach automatycznie sumuje dane i możliwa jest ich analiza w zakresie: kilometrów, stanu paliwa oraz tankowanego paliwa – wskazanych w sekcji wg kier. oraz wg GPS (Uwaga – wymagana integracja z GPS).

Tankowanie paliwa #

szczególnie wymaga uwagi i analizy wg sekcji:

• wg kier. – suma litrów z rachunków z transakcji kart paliwowych.
• wg GPS – suma litrów z komputera pojazdu.

Spalanie oraz ilość zużytego paliwa #

wyliczone wg sekcji:

• wg kier. – na podstawie sumy litrów z rachunków z transakcji kart flotowych.
• wg GPS – na podstawie sumy litrów z komputera pojazdu.
• różnica wg GPS – różnica wartości = wg kier. – wg GPS.
• wg normy poj. – na podstawie norm spalania zdefiniowanych na pojeździe lub typie pojazdu.
• różnica wg nor.poj. – różnica wartości = wg kier. – wg normy poj.

Kilometry ze zleceń #

zliczone ze zleceń dodanych do ZLW i prezentowane w sekcjach:

• wg kier. – km wg mapy
• wg GPS – km wg liczników z geofencingu – wymagana integracja z GPS
• różnica wg GPS – różnica wartości = wg kier. – wg GPS.

Podsumowanie – RAZEM NETTO PLN dla ZLW #

Sprzedaż – przychody ze Zleceń.

Koszty – wszystkie koszty z poszczególnych zakładek:

• Koszty – koszty zleceń,
• Tankowania – transakcje z kart flotowych
• Koszty stałe – koszty okresowe rozliczone z pojazdów, naczep i Kierowców
• Koszty inne – koszty dodawane ręcznie

Zysk – różnica wartości = sprzedaż – koszty

Każda z sekcji prezentowana jest również w przeliczeniu na kilometr wg kierowcy lub GPS.

W rejestrze ZLW w poszczególnych sekcjach i kolumnach prezentowane są przeliczone wartości dla poszczególnych ZLW w zakresie:

• Przychód, Koszty i Zysk.
• Przeliczenie na kilometr wg kier. oraz GPS wartości: przychód, koszty i zysk.
• Liczniki, Stany paliwa, Zużycie wg kier. oraz GPS.
• Ilość kilometrów trasy wg kier. oraz GPS.
• Rozliczenie paliwa: Ilość zużytego paliwa, Spalanie, Przepał.

Rozlicz – mechanizm automatycznego rozliczania ZLW w określonym okresie #

ROZLICZ – umożliwia wykonanie w pełni automatycznego rozliczenia ZLW. W ramach rozliczania, w zależności od ustawionych parametrów, wykonywane jest:

• Rozliczenie wszystkich lub wybranych pojazdów lub Kierowców.
• Pobranie i przeliczenie udziałów przychodów ze zleceń.
• Pobranie i przeliczenie udziałów kosztów stałych.
• Pobranie i przeliczenie tankowań.

Parametry rozliczania #

W celu prawidłowego przeprowadzenia procesu automatycznego rozliczania ZLW należy zdefiniować parametry ROZLICZANIA:

Przedział dat dla rozliczania – zakres dat określających okres pobierania i analizowania danych Zleceń i Kosztów.

Wg wskazanego okresu pobierane będą Zlecenia i Koszty, następnie wyszukiwane są ZLW dla wyliczenia udziałów i zapisania danych.

Pojazdy:

• Wybranie pojazdu lub naczepy do rozliczenia w zdefiniowanym okresie.
• Wszystkie – rozliczone będą wszystkie pojazdy w zdefiniowanym okresie.

Kierowcy:

• Wybranie Kierowców do rozliczenia w zdefiniowanym okresie.
• Wszyscy – rozliczani będą wszyscy Kierowcy w zdefiniowanym okresie.

Zlecenia wyjazdu ZLW:

• Wybranie ZLW do rozliczenia w zdefiniowanym okresie.
• Bez filtracji – rozliczane będą wszystkie ZLW w zdefiniowanym okresie.

Według dni / według km – sposób analizy i wyliczania udziałów przychodów i kosztów.

Zakres i metodologia rozliczania #

W zależności od zdefiniowanego sposobu rozliczanie wykonywane jest w zakresie:

Zlecenia transportu #

1. Pobierz dane do ZLW – pobieranie zleceń do ZLW.
2. Przelicz udziały na ZLW – wyliczanie udziałów przychodów ze zleceń dla:
   • Poszczególnych ZLW – gdy zlecenie jest realizowane na dwóch ZLW. Przychód ze zlecenia dzielony jest na udziały w poszczególnych ZLW.
   • Poszczególnych miesięcy – gdy zlecenie jest realizowane na przełomie miesięcy w ramach jednego ZLW. Przychód ze zlecenia dzielony jest na udziały w poszczególnych miesiącach.

Zlecenia pobierane i analizowane są wg dat i godzin początku i końca Zleceń oraz ZLW data i godzina Wyjazd i Powrót.

Kliknij, by rozwinąć przykład wyliczania udziałów przychodu ze zlecenia.

Zlecenie ZL2004:

– przychód na zleceniu 2100.

– początek zlecenia w mc1. 26. i koniec w mc2. 3.

– zlecenie trwa 8 dni z czego w:

mc1 – 5dni

mc2 – 3dni

Zlecenie ZL2004 realizowane jest na:

ZLW2 – wyjazd w mc1 i powrót jest w mc1.28.

ZLW3 – wyjazd w mc1.30 i powrót w mc2.

Wspólne dni dla ZL2004 i ZLW to:

ZLW2 – 3dni

ZLW3 – 4dni

W sumie 7dni.

Udział przychodu zlecenia ZL2004 dla ZLW to:

ZLW2 – 2100/7 x 3 = 900

ZLW3 – 2100/7 x 4 = 1200

Wspólne dni dla ZLW i mc to:

ZLW2 i mc1 – 3dni

ZLW3 i mc1 – 1dzień

ZLW3 i mc2 – 3dni

Udział przychodu zlecenia ZL2004 na ZLW w podziale na mc:

ZLW2 i mc1 – 900/3 x 3 = 900

ZLW3 i mc1 – 1200/4 x 1 = 300

ZLW3 i mc2 – 1200/4 x 3 = 900

Ważne! Dokładne wyliczanie udziałów przychodów zleceń wykonywane jest z dokładnością dni:godziny:minuty:sekundy wg czasu trwania Zlecenia oraz ZLW.

Koszty #

Pobieranie kosztów zapisanych na zleceniach

Tankowania #

Pobieranie transakcji z rejestru Tankowania, karty flotowe oraz wyliczanie udziału kosztu zużytego paliwa wg:

• Ilości zatankowanego paliwa w trakcie trwania ZLW.
• Ilości zużytego paliwa w trakcie trwania ZLW zgodnie z metodą FIFO.

Transakcje pobierane są zgodnie z datą i godziną transakcji oraz ZLW data i godzina Wyjazd i Powrót.

Koszty stałe #

Pobieranie kosztów okresowych z pojazd, naczepa lub Kierowca oraz wyliczanie udziałów dla poszczególnych ZLW.

Koszty pobierane są i analizowane zgodnie z datą (rok-mc) kosztu stałego zapisanego na Pojazd, Naczepa lub Kierowca oraz ZLW data i godzina Wyjazd i Powrót.

Zasada zapisu i dzielenia kosztów okresowych. #

Koszty stałe zliczane są i zapisywane na pojazd, naczepę lub Kierowce w zakładce Koszty stałe.

W zakładce Koszty stałe tworzone są pozycje dla rodzajów kosztowych, które zdefiniowane są jako:

Pojazd – dla ciągnika, naczepy, przyczepy.

Pracownik – dla pracownika będącego Kierowcą.

Koszty okresowe sumowane są w Koszty stałe w pozycjach zgodnych ze zdefiniowanymi rodzajami kosztowymi wg opcji Dok.koszt.:

– Zaznaczona opcja – koszty zapisane w rejestrze dokumentów kosztowych gdzie na pozycji kosztu określony jest pojazd, naczepa lub kierowca.

Na Dokumencie kosztowym w pozycji dokumentu musi być wskazany Pojazd, Naczepa lub Pracownik

– Brak zaznaczenia – wskazuje, że taki rodzaj kosztu zapisany będzie przez wpis ręczny w edycji pozycji kosztu stałego.

Edycja kosztu stałego – wartość zapisana ręcznie.

Koszty stałe tworzone są na Pojazd, Naczepę lub Pracownika poprzez użycie funkcji.

Funkcje dodają pozycje dla wybranego miesiąca wg rodzajów kosztów i jednocześnie:

– sumują wartości z Dokumentów kosztowych dla rodzajów z opcją Dok.koszt. oraz

– kopiują wartości kosztów z poprzedniego miesiąca dla rodzajów z opcją bez zaznaczenia Dok.koszt.

Edycja Pojazdu, Naczepy lub Pracownika w zakładce Koszty stałe/ Funkcje.

Rejestr Pojazdów lub Pracowników/ Funkcje – dla zaznaczony Pojazdów lub Pracowników

Rejestr ZLW/ Rozlicz – parametr Koszty stałe:

– automatyczne utworzenie pozycji kosztów stałych na rozliczanych Pojazdach, Naczepach lub Pracownikach.

– wyliczenie udziałów kosztów stałych na ZLW występujące w rozliczanym miesiącu.

Sposób wyliczania udziałów kosztów stały na ZLW.

Kliknij, by rozwinąć przykład

Koszt leasingu 8000 na pojazd w miesiącu1 stanowi koszt stały pojazdu Leasing 8000.

W rozliczanym miesiącu1 dodane są dwa ZLW:

– ZLW1 – trwające 10dni

– ZLW2 – trwające 15dni

Suma dni na ZLW w misiącu1 wynosi 25dni.

Koszt stały pojazdu Leasing 8000 będzie rozliczony na 25dni i następnie wyliczony udział poszczególnych ZLW wg:

– ZLW1 – koszt stały Leasing = 8000/25 x 10 = 3200

– ZLW2 – koszt stały Leasing = 8000/25 x 15 = 4800

Ważne! Dokładne wyliczanie udziałów kosztów stałych wykonywane jest z dokładnością dni:godziny:minuty:sekundy wg czasu trwania ZLW.

ZLW dla przestojów #

Możliwość automatycznego dodania ZLW dla pojazdów, naczep lub Pracowników dla których nie były wcześniej dodane ZLW do rejestru ZLW.

ZLW zostaną założone z datami Wyjazd i Powrót od 1-mc-rok do 31-mc-rok wg przeliczanego okresu.

Wykonaj #

uruchomienie procesu rozliczania zleceń i kosztów na ZLW wg określonych parametrów

Wyniki RZiS – rachunek zysku i strat #

Po wykonaniu rozliczenia ZLW z użyciem funkcji ROZLICZ, poszczególne pozycje, wyliczonych udziałów przychodów i kosztów, prezentowane są w zakładce Rachunek zysków i strat dla zaznaczonego ZLW.

Suma wyników Przychody, Koszty i Zysk zsumowane i prezentowane są w zakładce oraz w kolumnach w rejestrze ZLW.

Opcje rozliczania #

Możliwość wybrania odpowiednich opcji dla maksymalnego zautomatyzowania rozliczania i uzyskania pożądanego efektu.

Raporty #

W rejestrze Raporty dostępne są dedykowane raporty uwzględniające rozliczanie ZLW:

• Wyniki firmy,
• Wyniki Pojazdy.

KONFIGURACJA #

W celu włączenia funkcji ROZLICZ oraz udostępnienia widoku kosztów stałych i rozliczania przez Użytkownika, należy skonfigurować ustawienia.

Narzędzia/ Konfiguracja/ Konfiguracja programu

Włączenie funkcji ROZLICZ na rejestrze ZLW w programie #

Zlecenia wyjazdu/załadunku – Tryb rozliczania 

Włączenie widoku zakładki Koszty stałe na ZLW w programie #

Zlecenia wyjazdu/załadunku – Ukryj zakładkę – Koszty stałe – wyłącz 

Narzędzia/ Konfiguracja/ Użytkownicy/ Wybrany Użytkownik #

Włączenie:

– dostępu do funkcji ROZLICZ.

– dostępu do edycji danych w zakładkach ZLW. 

Narzędzia/ Konfiguracja/ Użytkownicy/ Wybrany Użytkownik

Włączenie widoku zakładki Koszty stałe na Pracowniku #

Włączenie widoku zakładki Koszty stałe na Pojazd

Włączenie widoku zakładki Koszty stałe na ZLW #

Moduł dodatkowy – skontaktuj się z działem sprzedaży sprzedaz@maciosoft.pl

Najczęstsze błędy #

1. Nieuzupełnienie pełnych danych podstawowych ZLW
   Brak kierowcy, pojazdu lub dat wyjazdu/powrotu powoduje błędne zliczanie kosztów i zleceń.
2. Błędna lub niepełna integracja GPS
   Powoduje rozbieżności w kilometrach, spalaniu i stanach licznika (różnice wg kierowcy vs GPS).
3. Niezgodność dat zleceń z datami ZLW
   Zlecenia nie są automatycznie dopisywane do ZLW, jeśli ich zakres czasowy nie pokrywa się z okresem trasy.
4. Brak przypisania pojazdu / naczepy / pracownika na dokumentach kosztowych
   Koszty nie trafiają do rozliczenia ZLW, jeśli nie mają wskazanego obiektu kosztowego.
5. Niewłaściwie wprowadzone koszty stałe
   Np. wpis ręczny bez wyboru odpowiedniego rodzaju kosztu lub złego miesiąca.
6. Nieuruchomienie funkcji ROZLICZ lub błędne parametry rozliczania
   ZLW pozostaje nieprzeliczone, mimo dodanych danych.
7. Brak uprawnień użytkownika do widoku zakładek i funkcji
   Powoduje brak dostępu do kosztów stałych, rozliczeń lub edycji danych. Przejdź do części dotyczącej konfiugracji
8. Nieprawidłowy podział przychodów i kosztów na ZLW
   Często wynika z błędnych dat, różnic czasowych między zleceniami a trasą lub braku sekundowej precyzji. Zweryfikuj jak zostało to wprowadzone