Wprowadzenie #
Moduł Serwis jest dodatkowym modułem dostępnym w systemie SPEDTRANS. Umożliwia on prowadzenie serwisu zarówno na własne potrzeby firmy, jak i na potrzeby klientów zewnętrznych.
Moduł ten może być również wykorzystany do szczegółowej rejestracji napraw pojazdów, nawet tych wykonywanych przez zewnętrzny serwis.
Zawartość #
Głównym dokumentem w tym module jest Zlecenie serwisu.
Elementy Zlecenia serwisu:
1. Dane podstawowe #
W formularzu zlecenia serwisu należy określić:
◦ Zleceniodawcę (firma zlecająca serwis).
◦ Płatnika (firma, na którą zostanie wystawiona faktura za serwis).
◦ Przedmiot serwisu (pojazd albo podzespół, który jest serwisowany).
◦ Typ, Rodzaj, Stany licznika (dane serwisowanego pojazdu).
◦ Miejsce usługi (fizyczna lokalizacja, gdzie naprawa jest dokonywana).
◦ Datę realizacji (data, kiedy zlecenie zostało zrealizowane).
◦ Serwisanta (osoba odpowiedzialna za zlecenie).
2. Opis i detale #
◦ Zakładka Opis zgłoszenia (tekstowy opis zgłoszenia serwisowego).
◦ Zakładka Opis naprawy (tekstowy opis wykonanej naprawy).
3. Pozycje dokumentu i rozliczenia #
◦ Pozycje dokumentu: Usługi lub towary, które były wykorzystane podczas realizacji zlecenia. Pozycje z tej zakładki są automatycznie dodawane na fakturę wystawioną do zlecenia. Do tych pozycji można również wygenerować dokumenty magazynowe.
◦ Rozliczenie roboczogodzin: Umożliwia wpis roboczogodzin wykonanych podczas serwisu, z podziałem na Pracownika, Czas rzeczywisty oraz Czas do rozliczenia z kontrahentem.
4. Dokumentacja #
◦ Pliki powiązane: Wszelkie dokumenty dotyczące zlecenia, takie jak skany lub zdjęcia pojazdu/dokumentów przyjęcia, mogą być podpięte w tej zakładce.
Instrukcje #
Tworzenie Zlecenia serwisu #
1. Przejdź do Rejestry > Serwis.
2. Wybierz opcję Nowy > Nowe zlecenie serwisu.
3. Uzupełnij Zleceniodawcę, Płatnika oraz Przedmiot serwisu.
4. W sekcji po prawej stronie uzupełnij daty (np. Data realizacji, Termin realizacji) i Miejsce usługi.
5. Przejdź do dolnej zakładki Pozycje dokumentu i dodaj usługi lub towary.
6. Zapisz dokument.
Rozliczenie roboczogodzin w ramach zlecenia #
Rozliczenie roboczogodzin można dodać do całego dokumentu serwisu albo do konkretnej pozycji dokumentu serwisu.
1. W dokumencie serwisu przejdź do zakładki Rozliczenie roboczogodzin.
2. Kliknij Nowy i określ Pracownika, który przepracował roboczogodziny.
3. Wprowadź Czas rzeczywisty (rzeczywiście wykonane roboczogodziny).
4. Wprowadź Czas do rozliczenia z kontrahentem (roboczogodziny, które mają znaczenie dla rozliczenia z klientem).
5. Opcjonalnie wskaż Pozycję dokumentu, w związku z którą wykonano pracę, oraz podaj Nazwę usługi (czynności).
Najczęstsze błędy #
1. Brak dostępu do modułu: Moduł Serwis jest modułem dodatkowym. Jeśli nie jest widoczny, może wymagać zakupu lub aktywacji licencji.
2. Błędy w pozycjach do fakturowania: Należy pamiętać, że Pozycje dokumentu dodane w zleceniu serwisu są automatycznie dodawane na fakturę wystawioną do tego zlecenia. Jeśli brakuje pozycji na fakturze, należy sprawdzić zakładkę Pozycje dokumentu w zleceniu serwisu.
3. Niekompletne dane Serwisanta: Serwisant (osoba odpowiedzialna za zlecenie) musi być wprowadzony do systemu jako pracownik, aby można było go wybrać na zleceniu.