Wprowadzenie #

Funkcja Import dokumentów kosztowych przy pomocy OCR+AI w SPEDTRANS umożliwia szybkie tworzenie dokumentów kosztowych na podstawie przesłanych plików, takich jak np. faktury. Dzięki integracji z modułem OCR+AI, dane są automatycznie rozpoznawane i uzupełniane w systemie, co znacznie usprawnia pracę działu księgowości i ogranicza liczbę błędów.

Moduł obsługuje formaty PDF, JPG, PNG i inne popularne pliki graficzne.

Instrukcja #

Krok 1: Przesłanie dokumentów #

1. Przejdź do Rejestru dokumentów kosztowych
2. Wybierz w panelu bocznym zakładkę OCR+AI – koszty (By włączyć panel boczny OCR+AI wejdź w zakładkę Widok i wybierz wymaganą ikonę)
3. Przeciągnij pliki (np. faktury PDF) i upuść je w oknie systemu
4. Dokumenty zostaną przesłane do zakładki Bufor on-line

Krok 2: Automatyczne przetwarzanie #

Po zaimportowaniu plików system samodzielnie:

• Rozpoznaje typ dokumentu (np. faktura dwuwalutowa)
• Oznacza znacznik VAT (np. VAT w PLN)
• Uzupełnia wartości netto, VAT i brutto (również w EUR/PLN)
• Pobiera i sprawdza numery kont bankowych kontrahenta
• Analizuje daty i terminy płatności

Krok 3: Weryfikacja i zatwierdzenie #

W prawym dolnym rogu dokumentu pojawia się okno „Uwagi OCR+AI”, które może zawierać ostrzeżenia, takie jak:

• Brak numeru konta bankowego u kontrahenta
• Nieprawidłowy numer konta (format, liczba cyfr, błędny IBAN)
• Nowy, nieznany kontrahent
• Brak wymaganych danych do wprowadzenia dokumentu

Po weryfikacji użytkownik może zatwierdzić dokument, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając „Weź z bufora”.

Najczęstsze błędy #

• Błąd: Brak numeru konta u kontrahenta
  Rozwiązanie: Uzupełnij dane w słowniku kontrahentów przed zatwierdzeniem dokumentu.
• Błąd: System nie rozpoznaje rodzaju kosztu
  Rozwiązanie: Zweryfikuj konfigurację domyślnego rodzaju kosztu dla dokumentów OCR+AI.

Wideoporadnik #