Wprowadzenie #
Moduł Delegacji jest dostępny jako Moduł dodatkowy w programie SPEDTRANS. Umożliwia on wystawianie oraz rozliczenie delegacji.
Jeśli program jest zintegrowany z systemem GPS, istnieje możliwość automatycznego pobierania danych niezbędnych do rozliczenia delegacji.
Zawartość #
Rejestr delegacji (znajdujący się w menu Rejestry > Delegacje) zawiera następujące kluczowe sekcje i wymaga wstępnej konfiguracji:
Wymagania wstępne #
• Przed przystąpieniem do utworzenia delegacji należy zdefiniować stawki diet, noclegów i dojazdów dla poszczególnych krajów w Słowniki > Inne > Stawki diet, noclegów i dojazdów.
• Należy również zdefiniować stawki za 1 km w Słowniki > Inne > stawki za 1km.
Kluczowe zakładki na dokumencie delegacji #
• Dane Podstawowe: Zawierają dane osoby delegowanej, pojazdu oraz daty i godziny wyjazdu i powrotu.
• Zaliczki: Lista wypłaconych/rozliczonych zaliczek związanych z delegacją.
• Trasa: Odcinki przejechane w ramach delegacji. Dane te stanowią podstawę do uzupełnienia zakładki Rozliczenie.
• Koszty: Lista poniesionych kosztów związanych z delegacją.
• Rozliczenie: Podsumowanie rozliczenia delegacji.
Instrukcja #
Poniżej przedstawiono kroki tworzenia i rozliczania delegacji:
1. Utwórz delegację #
W menu głównym wybierz Rejestry > Delegacje (lub utwórz delegację bezpośrednio na podstawie Zlecenia Wyjazdu/Załadunku, jeśli ZLW zostało wcześniej utworzone).
2. Wypełnij Dane Podstawowe #
Wskaż osobę delegowaną oraz pojazd.
3. Wprowadź daty #
Określ daty oraz godziny wyjazdu i powrotu (jeśli delegacja jest tworzona na podstawie zlecenia wyjazdu, dane te przenoszą się automatycznie).
4. Wybierz tryb rozliczenia #
Określ tryb rozliczenia delegacji. Jeśli opcja jest zaznaczona, wszystkie odcinki zagraniczne będą przeliczone według stawek kraju docelowego. Jeśli opcja jest odznaczona, system będzie stosował stawki dla każdego odcinka zagranicznego w danym kraju.
5. Uzupełnij trasę #
Przejdź do zakładki Trasa.
◦ W wariancie ręcznym (bez ZLW/GPS) zakładkę tę należy uzupełnić ręcznie.
◦ Dodaj kolejne punkty trasy, w tym wyjazd z bazy, przekroczenia granicy oraz powrót do Polski.
◦ Pamiętaj: O tym, czy odcinek trasy zostanie zaliczony jako krajowy czy zagraniczny, decyduje Kraj pierwszego punktu odcinka.
6. Rozlicz delegację #
Przejdź na zakładkę Rozliczenie. Kliknij funkcję Rozlicz – system przeliczy odpowiednie stawki dla każdego odcinka trasy.
7. Dopisz szczegóły #
Każdą pozycję w zakładce Rozliczenie można edytować, dopisując np. ilości noclegów lub inne koszty.
8. Wprowadź koszty i zaliczki #
Uzupełnij zakładki Koszty (poniesione wydatki) oraz Zaliczki (wypłacone zaliczki).
Najczęstsze błędy #
1. Niepoprawne naliczenie diet/noclegów #
◦ Przyczyna: Błędne uzupełnienie zakładki Trasa, np. niewłaściwe wskazanie kraju początkowego dla odcinka zagranicznego.
◦ Rozwiązanie: Upewnij się, że odcinki trasy są poprawnie zdefiniowane (np. odcinek z bazy do granicy jest krajowy, odcinek od granicy dalej zagraniczny).
2. Brak stawek w rozliczeniu #
◦ Przyczyna: Nie zdefiniowano stawek diet, noclegów i dojazdów dla poszczególnych krajów przed wystawieniem delegacji.
3. Brak danych w zakładkach Trasa/Koszty #
◦ Przyczyna: Jeśli delegacja jest tworzona na podstawie innego dokumentu (np. ZLW), upewnij się, że opcja Przenoszenie trasy z dokumentów powiązanych do delegacji jest aktywna w konfiguracji programu.