Wprowadzenie #

Funkcja pól obowiązkowych w SPEDTRANS została zaprojektowana, aby zapewnić rzetelną kontrolę danych wprowadzanych do systemu. Jest ona aktywna zarówno przy zakładaniu nowej kartoteki kontrahenta, jak i podczas edycji już istniejącej. Odpowiednia konfiguracja tych pól już na początku korzystania z oprogramowania jest niezwykle wartościowa.

Głównym celem pól obowiązkowych jest nie tylko informowanie użytkownika o konieczności uzupełnienia danych podczas dodawania nowego klienta, ale przede wszystkim gwarancja, że wszystkie kluczowe informacje zostaną wprowadzone. Dzięki temu dane te będą mogły być później wykorzystywane do raportowania, fakturowania oraz bezpiecznej wymiany danych między klientami.

Zawartość #

Jak sama nazwa wskazuje, pola obowiązkowe muszą zostać uzupełnione. Jeśli użytkownik nie wypełni tych pól, system nie pozwoli zapisać kartoteki kontrahenta.

W programie SPEDTRANS:

• Wszystkie pola obowiązkowe są wyróżnione pogrubioną ramką.

• Pola obowiązkowe można definiować według indywidualnych preferencji użytkownika czy firmy.

• W przypadku polskich kontrahentów, po pobraniu danych z bazy GUS, wiele z tych obowiązkowych pól (np. nazwa skrócona, nazwa pełna, adres do fakturowania, adres korespondencji, adres siedziby) zostaje automatycznie uzupełnionych.

• Definiując kontrahenta jako “klienta potencjalnego” w typie kartoteki, system może wyświetlać komunikaty informacyjne, gdy klient jest potencjalny. Gdy status “potencjalny” zostanie zdjęty (czyli jest to kontrahent typowy), aktywują się pola wymagane dla typowego kontrahenta.

• Przykładowe pola, które mogą być obowiązkowe to: adres e-mail (ważny np. do wysyłki dokumentów finansowych), numer TimoCom, numer Trans, region, telefony, czy opiekunowie. Ważne jest również zdefiniowanie pól obowiązkowych dla domyślnej osoby do kontaktu.

• Konfiguracja pól obowiązkowych wprowadzona na koncie Admin dotyczy każdego użytkownika programu. Oznacza to, że każdy, kto będzie dodawał nowego kontrahenta, będzie zmuszony wprowadzić wymagane dane, co zapewnia przejrzystość informacji o kliencie i poprawność danych np. przy wystawianiu faktur.

Instrukcja #

Aby zdefiniować lub sprawdzić pola obowiązkowe w SPEDTRANS, wykonaj następujące kroki:

Konfiguracja Pól Obowiązkowych (tylko dla konta Admin) #

    ◦ Upewnij się, że jesteś zalogowany na koncie Admin.

    ◦ Przejdź do zakładki Narzędzia.

    ◦ Wybierz Konfiguracja programu, a następnie Konfiguracja globalna.

    ◦ W konfiguracji globalnej programu odnajdź zakładkę CRM i wybierz Ustawienia podstawowe.

    ◦ W tej sekcji znajdziesz opcje do zdefiniowania:

        ▪ “Pola wymagane dla potencjalnego kontrahenta”.

        ▪ “Pola wymagane dla kontrahenta typowego”.

        ▪ “Pola wymagane dla osoby do kontaktu”.

    ◦ Zaznacz odpowiednie pola (np. adres do fakturowania, korespondencji, e-mail, TimoCom, Trans, region, telefony, opiekunowie), które chcesz ustawić jako obowiązkowe.

    ◦ Po dokonaniu wyboru zapisz konfigurację. Pamiętaj, że zdefiniowane tutaj pola obowiązkowe będą dotyczyć każdego użytkownika w systemie.

Wideoporadnik #