Wprowadzenie #

W programie proces kompletacji dokumentów do zleceń jest kluczowy dla efektywnego zarządzania i automatyzacji zadań. Omówimy, kiedy dane zlecenie jest uznawane za skompletowane, w oparciu o rodzaje plików ustalane jako wymagane w konfiguracji zlecenia lub pod danym kontrahentem. System SPEDTRANS oferuje funkcjonalności automatycznej i półautomatycznej kompletacji, a także możliwość ręcznej zmiany statusu kompletacji na dokumencie zlecenia. Półautomat oznacza, że użytkownik wciąż ma możliwość ręcznej zmiany statusu kompletacji.

Zawartość #

Kompletacja zlecenia opiera się na załączeniu wymaganych rodzajów plików. Można to skonfigurować indywidualnie dla każdego zlecenia lub globalnie dla danego kontrahenta. Liczba wymaganych plików jest elastyczna – może być jeden, dwa, trzy lub tyle, ile potrzebujesz.

Domyślnie, w celach kompletacji zlecenia, program może wymagać dwóch dokumentów: CMR oraz Zlecenie. Statusy zleceń w rejestrze są wizualnie wyróżnione, np. czerwona czcionka dla zleceń niezrealizowanych i zielona czcionka dla zrealizowanych.

Instrukcja #

Poniżej przedstawiamy szczegółowe kroki procesu kompletacji dokumentów i dalszych operacji

1. Załączanie plików pod zlecenie #

    ◦ Wymagane pliki, takie jak CMR czy Zlecenie, są konieczne do oznaczenia statusu i daty kompletacji.

    ◦ Proces załączania plików jest intuicyjny i odbywa się metodą np. “drag and drop” (przeciągnij i upuść), np. bezpośrednio z pulpitu.

    ◦ Po przeciągnięciu i upuszczeniu pliku, należy kliknąć “Zapisz”.

    ◦ System automatycznie otworzy kolejne okno dla następnego wymaganego pliku (jeśli jest skonfigurowany).

    ◦ Po załączeniu wszystkich wymaganych plików, system wyświetli informację, np. “dwa z dwóch plików są załączone”, wraz z datą kompletacji i oznaczonym statusem kompletacji.

2. Weryfikacja statusu kompletacji #

    ◦ W rejestrze zleceń dostępna jest kolumna umożliwiająca filtrowanie zleceń na podstawie ich statusu kompletacji. Dzięki temu łatwo zidentyfikować, które zlecenia są już skompletowane, a które nadal wymagają dołączenia plików.

3. Zatwierdzanie zlecenia #

    ◦ Po skompletowaniu dokumentów, należy zmienić status zlecenia, np. na “zrealizowane”. Statusy można definiować samodzielnie w systemie.

    ◦ Następnie należy kliknąć przycisk “Zatwierdzić dokument”.

    ◦ Po zatwierdzeniu edycja zlecenia nie jest już możliwa, co zapewnia zgodność informacji między rejestrem zleceń a rejestrem sprzedaży/faktur.

    ◦ System wyświetli komunikat, że dokument jest zatwierdzony.

4. Cofanie zatwierdzenia (opcja “Odtwierdź”) #

    ◦ W przypadku konieczności edycji zatwierdzonego zlecenia, dostępna jest opcja “Odtwierdź”.

    ◦ Ta opcja jest zazwyczaj dostępna tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.

    ◦ Po kliknięciu “Odtwierdź”, dokument ponownie staje się edytowalny.

    ◦ Można skonfigurować obowiązkową notatkę przy cofaniu zatwierdzenia, aby zarejestrować powód zmian. Notatka ta jest zapisywana pod zleceniem i w CRM.

5. Ustawienia uprawnień użytkowników #

    ◦ System pozwala na szczegółowe zarządzanie uprawnieniami, w tym dostępem do przycisków “Zatwierdź” i “Odtwierdź”, możliwością edycji i usuwania zleceń.

    ◦ Można również ograniczyć widoczność zleceń dla nowych użytkowników, np. tylko do ich własnych zleceń lub zleceń konkretnych osób, ukrywając pełny rejestr.

    ◦ Użytkownikom można odebrać dostęp do rejestru sprzedaży, aby poruszali się tylko w sektorach, które powinny być dostępne dla ich stanowiska.

    ◦ Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może nawet ręcznie oznaczyć zlecenie jako skompletowane, nawet jeśli pliki nie są załączone (lub odwrotnie), co jest kwestią uprawnień “per użytkownik”.

6. Wystawianie faktury #

    ◦ Gdy zlecenie jest zatwierdzone i skompletowane, wystawienie faktury jest proste.

    ◦ Prawym przyciskiem myszy klikamy na zlecenie, wybieramy “Nowy”, a następnie “Nowa faktura”.

    ◦ Faktura automatycznie pobiera wszystkie dane ze zlecenia, takie jak dane klienta, waluta, stawki, relacje, pojazd, usługa, numer zlecenia i kwota.

    ◦ Po weryfikacji danych klikamy “Zapisz”.

    ◦ Program obsługuje faktury w różnych walutach, w tym dwuwalutowe (np. EUR plus VAT w PLN), pokazując pełne kwoty brutto w PLN lub EUR.

7. Wysyłanie faktury mailem z załącznikami #

    ◦ Z poziomu okna faktury lub rejestru sprzedaży można wysłać fakturę mailem.

    ◦ Klikając przycisk “e-mail”, system wyświetla informacje o adresie (domyślnie zapisanym pod kontrahentem), numerze dokumentu i dacie.

    ◦ Kluczową funkcjonalnością jest możliwość automatycznego załączania plików, które były wcześniej podłączone pod zlecenie (np. CMR, Zlecenie).

    ◦ Przed wysłaniem można podejrzeć fakturę.

    ◦ Po kliknięciu “Wyślij”, e-mail jest wysyłany do klienta.

    ◦ W systemie SPEDTRANS, pod fakturą, zostaje odnotowana notatka o wysłaniu e-maila (data, treść, adres), co jest przydatne do weryfikacji, jeśli klient twierdzi, że nie otrzymał faktury.

8. Wsparcie modułu OCR-AI #

    ◦ Nowy moduł OCR-AI dodatkowo usprawnia procesy, odczytując zlecenia i automatycznie zakładając dokumenty w rejestrze.

    ◦ W połączeniu z funkcją przeciągnij i upuść (drag and drop) dla plików, moduł OCR-AI przyczynia się do większej automatyzacji, wskazując, że dokument zlecenia jest skompletowany i gotowy do dalszego fakturowania.

Najczęstsze błędy #

• Brak załączonych wszystkich wymaganych plików: Jeśli konfiguracja zlecenia lub kontrahenta wymaga określonych typów plików (np. CMR i zlecenie), a nie wszystkie są załączone, status kompletacji nie zostanie oznaczony jako pełny. Zawsze sprawdzaj, czy masz “x z x” plików załączonych.

• Brak możliwości edycji zatwierdzonego zlecenia: Po kliknięciu “Zatwierdź dokument”, zlecenie staje się nieedytowalne. To celowe działanie mające na celu zachowanie spójności danych. Aby dokonać zmian, konieczne jest cofnięcie zatwierdzenia (opcja “Odtwierdź”), co wymaga odpowiednich uprawnień.

• Klient nie otrzymał faktury e-mailem: Przed ponownym wysłaniem, zweryfikuj notatkę pod fakturą w SPEDTRANS. System rejestruje datę i adres wysyłki. Jeśli notatka istnieje i nie ma zwrotki, problem może leżeć po stronie klienta (np. e-mail w spamie, przeoczenie).

• Niepoprawna konfiguracja wymaganych plików: Jeśli nie ustalono, jakie rodzaje plików są wymagane w konfiguracji zlecenia lub pod kontrahentem, automatyczna kompletacja może nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Skonsultuj się z administratorem, aby upewnić się, że kolumny na rejestrze zleceń są prawidłowo skonfigurowane.

• Brak uprawnień do kluczowych operacji: Użytkownicy mogą nie mieć dostępu do przycisków “Zatwierdź”, “Odtwierdź”, możliwości edycji, usuwania zleceń lub pełnego wglądu w rejestr zleceń. Jest to normalne w systemach z hierarchią uprawnień. Skontaktuj się z przełożonym lub administratorem w celu uzyskania odpowiednich dostępów

Wideoporadnik #