Wprowadzenie #

💡 Korzystanie z danych w aplikacji może być prostsze, szybciej dostępne i bardziej przejrzyste, jeśli zachowa się kilka podstawowych zasad higieny pracy z danymi. Odpowiednie pobieranie informacji, świadome filtrowanie i poprawne uzupełnianie pól to drobne nawyki, które znacznie ułatwiają codzienną pracę i pozwalają szybko znaleźć potrzebne dane.

Filtracja #

Wprowadzenie #

Najczęściej stosowanym filtrem w aplikacjach jest data. To wygodne, bo pozwala zawęzić listę dokumentów do konkretnego okresu. Problem zaczyna się jednak wtedy, gdy filtr daty ustawiany jest na bardzo szeroki przedział – np. cały rok albo nawet kilka lat.

W takiej sytuacji system pobiera ogromny zestaw danych – kilka, a czasami nawet kilkadziesiąt tysięcy rekordów – mimo że użytkownikowi finalnie potrzebnych jest tylko kilkanaście dokumentów. Efekt to:

• dłuższy czas oczekiwania,
• większe obciążenie bazy (spowalniamy pracę innym użytkownikom, a oni nam),
• mniej komfortowa praca.
• większe zużycie pamięci! (bardzo poważny problem na serwerach i stacjach roboczych z małą ilością pamięci)

Przykład #

Wyszukiwanie dużej liczby rekordów w związku z nieoptymalnym filtrowaniem:

Czas wykonywania 0,976 sekund.

Wyszukiwanie małej ilości rekordów – efektywne korzystanie z filtracji:

Czas wykonywania zapytania to 0.125 sekund

W bazie danych obejmującej kilka tysięcy rekordów osiągnięto przyspieszenie 1000% : z 1 sekundy do 0.1 sekundy po ograniczeniu zakresu dat. W przypadku klientów, przechowujących dziesiątki tysięcy dokumentów, poprawa wydajności stanie się bardzo odczuwalna, responsywność poprawi się diametralnie.

Instrukcja #

Zgodnie z powyższym przykładem najlepszym podejściem okazuje się odgórne ograniczenie liczby rekordów. Zamiast pobierać tysiące danych, które później i tak są odfiltrowywane ręcznie w tabeli, lepiej skorzystać z opcji „X ostatnich rekordów” w połączeniu z filtrami zapytań dostępnymi nad tabelą.

• zapytanie ograniczane jest do określonej liczby rekordów,
• system działa szybciej i bardziej stabilnie,
• użytkownik od razu otrzymuje dane, które naprawdę są mu potrzebne.

Wymaga to jednak lekkiej zmiany podejścia do wyszukiwania informacji. Jeśli interesują nas np. faktury przeterminowane, to nie ma sensu przeglądać całej historii, łącznie z opłaconymi dokumentami. Warto skupić się wyłącznie na tych danych, które są aktualnie istotne dla zadania – i właśnie do tego służą filtry zapytań.

Takie rozwiązanie pozwala nie tylko skrócić czas pracy, ale też odciążyć system i sprawić, że codzienne korzystanie z aplikacji staje się płynniejsze i mniej frustrujące.

Przykład poprawnego wyszukiwania – faktury przeterminowane konkretnego kontrahenta #

1. X ostatnich rekordów – 100 sztuk
2. Kontrahent – nazwa firmy
3. Zakładka Nierozliczone

Dla bardziej wymagających można się pokusić jeszcze o wybór rodzaju dokumentu (faktura, korekta), formy płatności i waluty.

Przykład poprawnego wyszukiwania – faktura o konkretnym numerze #

1. X ostatnich rekordów – 100 sztuk
2. Wpisanie fragmentu Numeru dokumentu

Przykład poprawnego wyszukiwania – niezrealizowane zlecenia transportowe konkretnego kontrahenta #

1. X ostatnich rekordów – 100 sztuk
2. Kontrahent – Nasza firma
3. Zakładka Wszystkie (bez poczekalni)
4. Rodzaj zlecenia – transportowe
5. Status zlecenia – NZR

Wykorzystanie widoków do stworzenia własnych zestawów filtracji #

Warto nadmienić, że w programie istnieje opcja, która może przyspieszyć przeglądanie danych i nie będzie wymagała. Należy utworzyć zapisane widoki, które będą pełniły rolę zestawów filtracji. Zamiast zmieniać filtrację, wystarczy się między nimi przełączać.

Podsumowanie #

Korzystając z filtracji bez używania filtrów w tabeli z danymi, można sprecyzować wyszukiwanie w taki sposób, aby wynik pojawiał się w ułamku sekundy. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdy filtr w tabeli wydaje się niezbędny… ale czy na pewno?

👉 Przykład 1: klient chciał znaleźć faktury, gdzie brakuje zapłaty na kwotę do 100 zł. To jednak nie jest najlepsze podejście do wyszukiwania danych. W praktyce powinno interesować tylko to, czy faktura jest opłacona, czy nie. Jeżeli kluczowe jest przypomnienie o płatności – dużo skuteczniejsze i prostsze będzie skorzystanie z opcji automatycznej wysyłki maili do kontrahentów.

👉 Przykład 2: wyszukiwanie faktur od konkretnego kontrahenta, które mają inny niż 30 dni termin płatności, bo zostały źle wystawione. Zamiast żmudnej filtracji warto ustawić właściwy termin płatności w kartotece kontrahenta i ograniczyć uprawnienia użytkowników, którzy nie powinni takich terminów zmieniać.

💡 Wniosek jest prosty: oprócz samych zasad filtrowania warto zaufać programowi i korzystać z jego pełnych możliwości. Dzięki temu można uniknąć zbędnych działań, które nie przynoszą wartości biznesowej, a skupić się na pracy, która faktycznie generuje dochód.